ГОСТ Р 54985—2018
33
формах и чек-листах, информация, которая может храниться в «облаке» и загружена на смартфон или
любое другое электронное устройство, а также другая документированная информация (такая как по-
литика в области качества и цели в области качества).
Там, где ИСО 9001 ссылается на «регистрацию и сохранение» документированной информации,
это подразумевает обеспечение того, что информация, которая используется для предоставления сви-
детельств о выполнении или невыполнении требования, защищена от любого искажения или несанк-
ционированного изменения (за исключением ситуации, когда должна быть проведена согласованная
коррекция).
В целом ИСО 9001 не содержит никаких конкретных указаний по объему необходимой документи-
рованной информации. Он будет различаться от организации к организации в зависимости от размера и
сложности операций и процессов; потребителя, законодательных и нормативных правовых требова-
ний; и компетентности вовлеченных лиц. Например, документированная информация, необходимая
для небольшой пекарни, будет проще и менее объемная, чем та, которая необходима для произво-
дителя автомобильных компонентов, который имеет особые специфические требования потребителей
(законодательные и нормативные правовые), включая документированную информацию внешнего про-
исхождения, которая должна быть включена в систему.
7.5.2 Создание и актуализация
При создании и актуализации документированной информации организация должна соответ-
ствующим образом обеспечить:
a) идентификацию и описание (например, название, дата, автор, ссылочный номер);
b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графические средства) и носи-
тель (например, бумажный или электронный);
c) анализ и одобрение с точки зрения пригодности и адекватности.
[ИСО 9001:2015]
Рекомендации
Смысл настоящего пункта — обеспечение уверенности в том, что, когда организация создает и
актуализирует документированную информацию, она использует соответствующие способы идентифи-
кации, формат и носитель, а также в том, что эта информация пересматривается и утверждается.
Документированная информация должна включать в себя идентификационные признаки и опи-
сание. Существует много методов для этого, такие как установление титульного листа, даты, автора,
ссылочного номера (или комбинация двух или более этих методов), которые организация может ис-
пользовать для определения информации и ее статуса.
Организация должна устанавливать формат для документированной информации. Организация
может использовать бумажные, электронные или ту и другую копии для предоставления документи-
рованной информации. Следует также учитывать, какая версия программного обеспечения будет ис-
пользоваться, так как вполне возможно, что не все пользователи будут иметь доступ к одной и той же
версии. Некоторым организациям, возможно, потребуется рассмотреть вопрос о предоставлении доку-
ментированной информации более чем на одном языке, основываясь на культуре организации.
Организация должна установить методы для проведения пересмотра и утверждения ее докумен-
тированной информации, например, назначение определенного работника с наделением полномочий
для утверждения документированной информации.
7.5.3 Управление документированной информацией
7.5.3.1 Документированная информация, требуемая системой менеджмента качества и настоя-
щим стандартом, должна находиться под управлением в целях обеспечения:
a) ее доступности и пригодности, где и когда она необходима;
b) ее достаточной защиты (например, от несоблюдения конфиденциальности, от ненадлежаще-
го использования или потери целостности).
[ИСО 9001:2015]
Рекомендации
Смысл данного пункта заключается в обеспечении доступности документированной информации
на соответствующем носителе при необходимости и ее адекватной защиты.