ГОСТ Р 54985—2018
как потребители, внешние поставщики, используемые как источники продукции и услуг, регулирующие
органы).
Различные методы обмена информацией часто необходимы для различных ситуаций. Для внеш-
них заинтересованных сторон может требоваться более формальный обмен информацией, такой как
предоставление отчетов, спецификаций, счетов или соглашений об уровне обслуживания. Для вну-
треннего обмена информацией могут использоваться такие методы, как ежедневные контакты, регу-
лярные совещания в подразделении, брифинги, сообщения по электронной почте или корпоративная
сеть. Более формальные методы, такие как письменные отчеты или рабочие спецификации, могут быть
также востребованы для внутреннего обмена информацией в зависимости от характера информации и
того, насколько важны те вопросы, которые должны быть сообщены.
Организация также должна определить того, кто обеспечивает обмен информацией. Это будет
зависеть от характера обмена информацией и того, с кем организация обменивается информацией.
Например, высшее руководство может обмениваться информацией с работниками организации, в то
время как владелец процесса закупок может обмениваться информацией с внешними поставщиками,
Чтобы быть результативным, процесс обмена информацией организации должен обеспечивать
организацию и ее работников способностью:
- передавать и получать информацию быстро, и действовать на ее основе;
- строить доверительные отношения друг с другом;
- передавать важность удовлетворенности потребителей, результатов деятельности процесса
и т. д.;
- идентифицировать возможности для улучшения.
Анализ конкретной ситуации для 7.4
Организация — импортер вина узнает, что таможня собирается начать использовать онлайн-си-
стему обработки документации на импорт, и понимает, что это будет иметь немедленное влияние на его
собственную работу.
Для того, чтобы все об этом знали, руководство немедленно сообщает об этом изменении своей
небольшой команде, используя онлайн-сервис одновременных сообщений. Оно также рассылает во-
просы о необходимых действиях для обсуждения на совещании.
Руководство уже сформировало специальную группу и это позволяет персоналу обмениваться
информацией и готовиться к совещанию. На совещании они обсуждают влияние этого изменения на
других лиц и решают, что владелец бизнеса подготовит записку для отправки по электронной почте по-
требителям, но не будет ее отправлять, пока проблема не появится.
7.5 Документированная информация
7.5.1 Общие положения
Система менеджмента качества организации должна включать:
a) документированную информацию, требуемую настоящим стандартом;
b) документированную информацию, определенную организацией как необходимую для обеспе-
чения результативности системы менеджмента качества.
Примечание — Объем документированной информации системы менеджмента качества одной органи-
зации может отличаться от другой в зависимости от:
- размера организации и вида ее деятельности, процессов, продукции и услуг;
- сложности процессов и их взаимодействия;
- компетентности работников.
[ИСО 9001:2015]
32
Рекомендации
Смысл настоящего пункта заключается в обеспечении уверенности, что организация управляет
документированной информацией, необходимой для соответствия ИСО 9001, а также документирован-
ной информацией, которую организация установила как необходимую для результативности ее систе-
мы менеджмента качества (ИСО 9001:2015, пункт 4.4.2).
Там, где ИСО 9001 ссылается на «разработку, актуализацию и применение документированной
информации», подразумевается обеспечение того, что информация поддерживается в актуальном
состоянии. Например, информация, содержащаяся в документированных процедурах, руководствах,