ГОСТ Р 54985—2018
9
Пример 2 — Для иллюстрации того, что сложный процесс потребует достаточного объяснения,
чтобы персонал понимал свои действия, задачи и взаимодействия настолько, чтобы результативно
выполнять свои обязанности.
Небольшое предприятие выполняет услуги по поддержанию особых типов производственного
оборудования. Для того, чтобы делать это результативно, они должны учесть много факторов, в
том числе как они работают вместе и в каком порядке, и это может быть сложным процессом.
Прежде чем начать работу, предприятие должно убедиться, что оно понимает, что нужно по-
требителю, и что есть все необходимое для выполнения работы.
Например, им потребуются стандартные инструменты для каждой работы и специальные ин-
струменты для выполнения различных операций, включая поверенное/калиброванное измерительное
оборудование и набор частей для возможной замены. Персонал, выполняющий работу, должен быть
компетентным и квалифицированным и использовать подходящие средства индивидуальной защи-
ты. Необходимо подготовить и обеспечить доступность на месте подробных рабочих инструкций и
руководств.
Должен быть определен способ ведения подробных записей о выполненной работе, замененных
или отремонтированных частях, обнаруженных проблемах, действующих рабочих инструкциях и, если
необходимо, последующих проверках. Для того, чтобы убедиться, что потребитель полностью про-
информирован и удовлетворен выполненной работой, какой-либо вид подписи потребителя также не-
обходимо включить в процесс. Это предприятие традиционно использовало бумажный формуляр, но
теперь должно начать использовать компьютер, и для этого потребуется подготовить соответ-
ствующие рабочие инструкции.
4.4.2 Организация должна в необходимом объеме:
a) разрабатывать, актуализировать и применять документированную информацию для обеспе-
чения функционирования процессов;
b) регистрировать и сохранять документированную информацию для обеспечения уверенности
в том, что эти процессы осуществляются в соответствии с тем, как это было запланировано.
[ИСО 9001:2015]
Рекомендации
Смысл настоящего пункта в том, чтобы организация определяла объем необходимой документи-
рованной информации.
Документированная информация — это информация, которая должна находиться под управлени-
ем, разрабатываться, актуализироваться и применяться организацией, а также носитель, на котором
она содержится.
Соответствующее лицо (например, владелец процесса, владелец выходов процесса, лицо, управ-
ляющее процессом) должно анализировать, какая информация используется для выполнения процес-
сов, чтобы постоянно достигать намеченных результатов. Для используемой информации (например,
процедуры, рабочие инструкции, наглядные средства, информационные системы и системы обмена
информацией, чертежи, спецификации, метрики, отчеты, ключевые показатели результатов деятельно-
сти (KPIs), протоколы встреч, репрезентативные образцы, беседы) необходимо проводить анализ/пере-
смотр ценности для поддержания процессов. Результатом будет решение о том, какая информация
будет считаться документированной информацией. Например, когда высшее руководство выполняет
стратегическое планирование, оно может обратиться к сети Интернет и проанализировать соответству-
ющую информацию, такую как отчеты о текущем и будущем состоянии отрасли, к которой относится
организация, которые были разработаны государственными учреждениями и другими соответствующи-
ми сторонами. Эта информация не должна рассматриваться как документированная информация, так
как она доступна из открытых источников. Для сравнения, бизнес-план, включающий цели в области
качества, риски и возможности, стратегии, наряду с другими соответствующими элементами (напри-
мер, миссия, видение, ценности и карты процессов организации), должен рассматриваться как доку-
ментированная информация.
Определение разных видов документированной информации, необходимой для поддержания
функционирования процессов и системы менеджмента качества, зависит от организации. При опреде-
лении типа и объема необходимой документированной информации организация должна оценить ее
потребности и применить риск-ориентированное мышление. Она должна учитывать ее размер, виды
деятельности, виды продукции или услуг, сложность ее процессов, ресурсы и т. д. также, как и потенци-
альные последствия несоответствий.