ГОСТ Р 52537—2006
F.11 Если невозможно исполнить документ, то исполнительдолжен заблаговременно обратиться с письменной
просьбой о продлении срока исполнения круководителю, устанавливающему срок исполнения, который и принимает
решение об изменении срока исполнения.
Изменение срока исполнения оформляется документально, заносится в базуданных контроля документов иста
вится на учет.
F.12 Приостановить исполнение документа, а также отменить его можеттолько руководитель(орган), подписав
шийданный документ, либо вышестоящий Руководитель.
F.13 Следует разработать технологию контроля, позволяющую наглядно отслеживать процесс исполнения
документов.
Могут использоваться следующие системы контроля [5). предусматривающие ведение:
- журнала контроля.
- контрольных карточек покаждому отдельному документу;
- контрольной картотеки, которая формируется из базыданных исодержитдва раздела: контролируемый массив и
исполненные документы.
При ведении контрольной картотеки ее первый раздел делится на 31 ячейку по числу дней месяца, на допол
нительные ячейки для документов,срок исполнения которых наступит вследующихмесяцах,и ячейкидля докумен
тов, срок исполнения которых истек.
В ячейки могут вкладываться контрольные карты, вкоторых указываются наименование документа, его дата
и номер, исполнители, лицо, ответственное за контроль, срок исполнения иотметки об исполнении. Второй раздел
картотеки содержит сведения об исполненных документах.
Эффективной формой контроля является компьютерный учет исполнения документов. При этом напомина
ния исполнителям могут направляться по электронной почте.
Компьютеризация контрольных операций позволяет значительно увеличить обьем контроля.
Для наглядности может быть оформлен стенд, отражающий исполнительскую дисциплину, либо, при на
личии компьютерной сети, создается соответствующая программа, доступная всем пользователям данного пред
приятия.
F.14 Лицо, ответственное за учет исполнения, в течение трех-пяти дней до истечения срока направляет
исполнителю извещение-напоминание.
F.15 После исполнениядокумент снимается с контроля. Решение о снятии принимается лицом, на которое воз
ложен контроль. Решение оформляется отдельным документом (протоколом и пр.), а также делается подпись на кон
трольной карте и т. д.
В правом верхнем углу документа ставится штамп «Исполнено», вносятся соответствующие изменения в карто
теку или вкомпьютерную базуданных, илипроставляются отметки на контрольнойкарте. После этого документотправ
ляется на хранение.
F.16 Исполненные документы и данные об их исполнении должны храниться в течение установленного срока.
Срок хранения устанавливается предприятием, но не можетбыть меньше срока хранениядокументации на серию про
дукции. выпущенной а тот же период времени.
Сохраняемыедокументы могут использоваться при анализе рисков в производстве, рекламаций и пр.
Допускается хранение документов на электронных носителях с соблюдением мер по обеспечению их сохран
ности.
Контроль по существудает оценку, насколько правильной полно решена задача.
Контроль сроков исполнения ведет служба делопроизводства. Основное назначение данного вида контро
ля — оперативное обнаружение первых признаков срыва исполнения документа, своевременное информирование об
этом руководителя и. тем самым, создание условий для принятия надлежащих мер по предотвращению срыва на
меченных мероприятий.
24