ГОСТ Р 52537—2006
Приложение F
(справочное)
Порядок организации контроля исполнения
F.1 Контроль исполнения документов повышает уровень ответственности за выполняемую работу и направлен
на своевременное инадлежащее исполнениедокументов, поступающих на предприятие иразработанных самим пред
приятием.
Отсутствие должного контроля исполнения приводит кследующему.
- утере документов;
- неисполнению документов в срок или неисполнению ихвообще;
- неорганизованной работе исполнителей, в основном по методу «устранения отклонений» с элементами слу
чайности ихаотичности;
- практической невозможности восстановить историю работы с документами и роль каждого из исполнителей.
F.2 Контроль исполнения может быть сплошным или выборочным.
Если на предприятии не предусмотрен сплошной контроль, то должен быть утвержден перечень документов,
исполнение которых подлежит контролю.
F.3 Ответственным за исполнение документа (ответственным исполнителем) является лицо, указанное вперечне
исполнителей (резолюции на входящемдокументе) первым. Ответственному исполнителю предоставляетсяправо созы
васоисполнителей.
Соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю за установленный им период времени до
истечения срока исполнения документа все материалы для обобщения и подготовки проекта соответствующего доку
мента.
Соисполнители несут равную с исполнителем ответственность за своевременное и надлежащее исполнение
документа.
F.4 Исполнение документа может быть разделено на этапы и составлен план-график, включающий в себя наи
менования этапов, исполнителей исроки исполнения. План-графиксоставляетсяисполнителем иутверждаетсялицом,
контролирующим исполнение.
F.5 На предприятии должно быть назначено независимое лицо или структурное подразделение, осуществляю
щее учет исполнения и подчиняющееся непосредственно руководителю службы делопроизводства (руководителю
информационнойслужбы), руководителю службы качества или Руководителю предприятия На предприятиях снеболь
шим объемом документации эти функции могут быть возложены на секретаря или другое лицо, связанноесделопроиз
водством.
В обязанности данного лица (подразделения) входитследующее:
- постановка документа на контроль.
- проверка своевременногодоведения документа до исполнителей;
- предварительная проверка и регулирование процесса исполнения;
- оценка контроля (наблюдение) за процессом исполнения документа;
- снятие документа с контроля в установленном порядке;
- анализисполнительской дисциплины отдельных лиц. подразделенийипредприятияа целом.а такжеподготов
ка соответствующих материаловдля руководства с целью принятия решений по управлению уровнем дисциплины:
- представлениедоклада руководству об исполнениидокумента.
Данное лицо (подразделение)работаетсовместно слицами, ответственными заделопроизводствовдругих под
разделениях организации.
F.6 Следует различать учет исполнения и контроль исполнения. При учете исполнения не оценивается,
действительно ли документ исполнен, а лишь систематизируется работа по учету исполнения и проверяется пра
вильность оформления документов
Контроль исполнения осуществляется лицом (подразделением), способным оценить выполнение требований
документа в полном объеме. В отдельных случаяхфункции учета и контроля исполнения могут быть совмещены и воз
ложены на лицо (подразделение), осуществляющее контроль исполнения.
F.7 Копии документов, подлежащих контролю, должны быть своевременно выданы под расписку всем исполни
телям илицам (подразделению), осуществляющим контроль и учет исполнения.
F.8 Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях от даты поступления документа на предприя
тие или от даты подписания внутреннего документа, за исключением случаев, оговоренных законодательством или нор
мативно-правовыми актами. Сроки исполнения указываются Руководителем в резолюции на поступающем (внешнем)
документе либо в тексте внутреннего документа.
F.9 На документахдля контроля проставляется штамп «Контроль» в правом верхнем поле.
F.10 Поставленные на контрольдокументы вносятся в базуданных по контролю документов.
23