ГОСТ РИСО 18091—2016
Цель управления документацией состоит в том, чтобы обеспечить актуальность и простой доступ
для ее использования всеми, кому это нужно, а также ко всем документам, необходимым в системе ме
неджмента качества. В соответствии с требованиями управление документацией для местных органов
власти должно включать в себя:
a) управление внешними документами, такими как общественные политики, соответствующие
правовые документы, процедуры для чрезвычайных ситуаций и др. Все они должны быть обязательно
доступны для общества;
b
) свободный доступ по мере необходимости кдокументам, предназначеннымдля использования
персоналом местных органов власти, подрядчиками и другими заинтересованными сторонами.
Большинство документов, выпущенных местными органами власти, является общедоступными
документами, что повышает необходимость надежного контроля для обеспечения их защиты. Это мо
жет быть реализовано в электронном виде и не должно провоцировать рост бюрократического аппа
рата. Документы могут быть предоставлены в различных видах: на бумаге, в форме видео, картинок, в
электронных и электромагнитных средствах массовой информации.
Необходимо также управлять (см. 7.1) документами, используемыми для определения, управле
ния и мониторинга предоставления продуктов/услуг местными органами власти и проектов. Внутренние
документы должны быть проанализированы, пересмотрены и утверждены для обеспечения адекват
ности и соответствия.
4.2.4 Управление записями
ISO 9001—2008 Системы менеджмента качества. Требования
4 Система менеджмента качества
4.2 Требования к документации
4.2.4 Управление записями
Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и резуль
тативного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением.
Организация должна установить документированную процедуру для определения средств
управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и
изъятия записей.
Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
Запись — это специальный вцд документа, в котором предоставлена информация о действиях, вы
полненных местными органами власти, и она обычно хранится как доказательство результата, полученного в
соответствующем случае на кахадой стадии процесса местных органов власти. Она имеет особо важное
значениедля местного органа власти длядемонстрации доказательств полноты и прозрачности ее действий и
должна обеспечить соответствующую отслеживаемость действий со стороны потребителя-’гражданина.
Кромо того, записи необходимы вкачестве доказательства работы всей системы менеджмента качества.
Местные органы власти должны обратить внимание на сроки хранения и доступность записей,
поэтому они должны рассмотреть приемлемые правила управления записями в соответствии с законо
дательством конкретной страны.
От местных органов власти может потребоваться определить конкретные руководящие принципы,
направленные на обеспечение конфиденциальности и безопасности некоторых клиентое/граждан и/или
их записей (таких как лицензия, залоговое удержание, платежная льгота, штраф) (см. 7.5.4). Более под
робное руководство по требованиям ИСО 9001 к управлению записями приведено в [15].
Ниже перечислены примеры записей, которые могут иметь место в системе менеджмента каче
ства местного управления:
a) выходные данные по нуждам населения;
b
) выходные данные процесса развития и разработки;
c) завершенные контрольные списки:
- отчеты о выполнении работ и итоговые отчеты по планам, программам и проектам,
- выданные разрешения,
- любые платежные льготы,
- оценка персонала,
- оценки поставщика,
9