ГОСТ Р 52614.4—2016
для результативного функционирования системы менеджмента качества, или содержать ссылки на
них.
4.2.3 Управление документацией
ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования
4.2.3 Управление документацией
Документы системы менеджмента качества должны быть управляемыми. Записи, представля ющие
собой специальный виддокументов, должны быть управляемыми согласно требованиям 4.2.4. Для
определения необходимых средств управления должна быть разработана документиро
ванная процедура, предусматривающая:
a) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до выпуска;
b
) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение до
кументов;
c) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;
d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;
e) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
0 обеспечение идентификации и управления рассылкой документов внешнего происхождения,
определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы ме
неджмента качества:
д) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение
соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
Целью управления документацией является обеспечение сохранности и доступности документа
ции системы менеджмента качества для пользователей. В соответствии с требованиями орган местно
го самоуправления должен:
a) отслеживать и учитывать в своей деятельности внешние документы, такие как государствен
ная политика, законы и процедуры, применяемые в случав чрезвычайных ситуаций, и другие докумен
ты; эти документы должны быть доступны общественности (при необходимости);
b
) обеспечить доступ к документам подрядчикам и другим заинтересованным сторонам и персо
налу органа местного самоуправления (при необходимости).
Большая часть документов, разработанных органом местного самоуправления, является обществен
ными документами, что накладывает требования к более надежной процедуре управления документацией
для обеспечения безопасности органа местного самоуправления. Для сокращения процедур оформления
документов их допускается вести в электронном виде. Документы могут быть размещены на любом носи
теле: на бумажном носителе, в форме видеозаписи, на электронных и электромагнитных носителях и др.
Орган местного самоуправления также должен управлять (см. 7.1) документацией, используемой
для определения и управления поставкой продукции, предоставлением услуг, разработкой и внедрени
ем проектов. Выпущенные ранее внутренние документы должны подвергаться анализу, пересмотру и
утверждению для обеспечения их адекватности и применимости.
4.2.4 Управление записями
ИСО 9001:2008 Системы менеджмента качества. Требования
4.2.4 Управление записями
Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям и резуль
тативногофункционирования системы менеджмента качества, должны находиться под управлением.
Организация должна установить документированную процедуру для определения средств
управления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и
изъятия записей.
Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
Запись представляет собой специальный вцд документа, обеспечивающий информацию о дея
тельности, выполненной органом местного самоуправления, и обычно сохраняемый как свидетельство
результатов, полученных на каждой стадии функционирования процессов органа местного самоуправ
ления, при необходимости. Это особенно важно для органа местного самоуправления, который должен
демонстрировать полноту и прозрачность своей деятельности и нести за нее ответственность перед ее
лотребителями/гражданами. Кроме того, записи необходимы как объективные свидетельства функцио
нирования системы менеджмента качества в целом.
8