ГОСТ 12.0.230.1—2015
Организацию документооборота и содержание документации определяет сама организация. До
кументооборот по системе управления охраной труда может вестись в рамках общего установленно го
в организации документооборота. Поскольку ГОСТ 12.0.230 не устанавливает требования о том. в
каком формате нужно разрабатывать документацию, то существующую в организации документацию
(руководства, стандарты, процедуры, методики, рабочие инструкции) не требуется заменять, если в ней
адекватно описано реальное положение.
Помимо документов по охране труда и по системе управления охраной труда следует иметь под
робное описание самой документации и информационных систем, необходимых для поддержания в
рабочем состоянии системы управления охраной труда и документирования деятельности в этой об
ласти.
При организации документооборота следуют выделять:
- внешнюю документацию;
- документацию управления организацией;
- документацию подразделения;
- документы на рабочих местах.
При организации документооборота следует обеспечить:
- оперативное прохождение документов, которое целенаправленно регулируется и оптимально
осуществляется;
- исключение инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой не
обходимостью. для того чтобы каждое перемещение документа было оправданным.
Следует также определить обязанности, ответственность и полномочия работников по ведению
документации, места, где она применяется, а также ограничения, которые могут накладываться на
средства хранения информации или на применение электронных и иных носителей. При ведении до
кументации необходимо учитывать ответственность и полномочия пользователей документации и ин
формации в зависимости от степени конфиденциальности и доступности, особенно при использовании
электронных носителей, а также управление вносимыми в документацию изменениями.
Полезно иметь: единый обзорный документ или руководство по ведению документации системы
управления охраной труда: реестры документов, перечни или указатели.
В организации следует определить процедуры по управлению документацией по охране труда:
идентификация, утверждение, выпуск и изъятие. В этих процедурах могут быть определены категории
документов иданных, к которым они применяются.
Типичное упорядочение всей документации включает в себя следующее:
- процедуры управления документированием;
- реестры документации, перечни и указатели и места их хранения;
- архивную документацию (некоторые документы должны храниться в течение определенного
срока, установленного законодательными или другими требованиями, по окончании срока хранения
проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись и сдаче в архив).
Документация должна быть в наличии и/или выдаваться по требованию любому из работников
организации, кому она предназначена и кого касается. Следует предусмотреть, чтобы доступность до
кументации выполнялась как в штатных, так и в нештатных ситуациях, включая аварийные ситуации.
Следует всю документацию по охране труда выдавать только под роспись, чтобы избежать недоразуме
ний. связанных с небрежным обращением отдельных работников с документацией по охране труда,
вплотьдо ее потери.
Записи данных необходимо вести для показа того, что система управления охраной труда эффек
тивно функционирует, что производственные процессы ведутся в соответствии с правилами безопас
ности. а трудовые обязанности работников выполняются на рабочих местах в соответствии с требова
ниями охраны труда и безопасности выполнения работ.
Документы и записи данных по охране труда должны быть полностью заполненными, разборчи
выми и соответствующим образом идентифицированными. Необходимо установить сроки их хранения.
Записи данных и другую документацию следует хранить в безопасном месте, защищать от порчи для
обеспечения их восстанавливаемости. Важнейшие записи данных и документы следует защитить от
возможных повреждений (например, пожар).
Из всего разнообразия документов целесообразно выделить несколько основных типов докумен
тации по охране труда.
Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, связанные с вопросами охраны тру
да и безопасности производства. Эти акты устанавливают организационно-управленческие правила
17