ГОСТ Р 52614.4— 2007
d) обеспечение наличия соответствующих версий документов в мостах их применения;
e) обеспечение сохранения документов четкими и легхоидентифицируемыми;
f) обеспечение идентификациидокументов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
д) предотвращение непреднамеренного использования устаревшихдокументов и применение со
ответствующей идентификации такихдокументов, оставленныхдля каких-либо целей.
4.2.3 Управление документацией органа местного самоуправления
Целью управления документацией является обеспечение доступности и сохранностидокументации
системы менеджмента качества. Орган местного самоуправления должен установитьдокументированную
процедуру, предусматривающую:
a) обеспечение выпуска, пересмотра и одобрения внутреннихдокументов, включая их идентифика
цию и статуспересмотра;
b
)обеспечение управления внешними документами (например, политика применения юридических
документов,действия в случае чрезвычайных ситуаций и другие); эти документы должны быть доступны
общественности (при необходимости);
c) обеспечение доступа кдокументам подрядчиков (и других заинтересованных сторон) органа мес
тного самоуправления, персонала (при необходимости).
П р и м е ч а н и е — Большинство документов, выпушенных органами местного самоуправления. — это
общественные документы, поэтому увеличивается потребность в надежной процедуре управления документаци
ей. Для снижения бюрократических процедурдокументы допускается вести в электронном виде. Документы могут
быть в любых формах и на любом носителе: бумаге, видеозаписи, электронных и электромагнитных носите лях
и др.
Документация, необходимаядля определения, руководства и управления поставкой продукции, пре
доставлением услуг, разработкой и внедрением проектов органа местного самоуправления, также подле
жит управлению (см. 7.1). Выпущенная ранее внутренняя документация должна быть проанализирована,
пересмотрена и одобренадля обеспечения ее адекватности и применимости.
Информация о пересмотре публикаций, инструкций, дополнительных форм или других источников
данных, необходимая для предоставления услуг, подлежит управлению и прослеживанию всоответствии с
процессом проектирования и разработки или управления изменениями.
Процедуры управления рабочими программами, планами или услугами, применяемые формы для
услуг, пропусков или платежей, инструкции по заполнению форм, подготовке отчетов и т.д. следует под
держивать в рабочем состояниидля того, чтобы необходимая документация была актуализирована идос
тупна в полном объеме.
ИСО 9001:2000 Системы менеджмента качества. Требования
4.2.4 Управление записями
Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств
соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они
должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть разрабо
тана документированная процедурадля определения средств управления, требуемых при идентифика
ции. хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей.
4.2.4 Управление записями в органе местного самоуправления
Запись— специальный виддокумента, обеспечивающий информацию о деятельности, выполненной
органом местного самоуправления, и обычно сохраняемый какдоказательство результатов, полученных
на каждой стадии функционирования процессов органа местного самоуправления. Это особенно важно
для органа местногосамоуправления, который должен демонстрировать прозрачность своей деятельнос
ти и нести за нее ответственность перед потребителями/гражданами.
Орган местного самоуправлениядолжен обратить внимание на время задержки идоступность запи
сей. установленные всоответствии с законодательными или обязательными требованиями.
Для органа местногосамоуправления может возникнуть необходимость в определении руководящих
принципов, ориентированных на обеспечение конфиденциальности записей о некоторых потребителях/граж-
данах и/или записей других видов (например, пропуска, залоговое удержание, льготы оплаты, штрафы и
т.д.) — см. 7.5.4.
4
*
7