ГОСТ Р 57189—2016
информация, необходимая для небольшой пекарни, будет проще и менее объемной, чем та. которая
необходима для производителя автомобильных компонентов, который имеет очень специфические
требования потребителей, включая документы внешнего происхождения, которые будут включены в
систему.
7.5.2 Создание иактуализация
Для созданияиактуализациидокументированнойинформацииорганизациядолжна выбратьсоот
ветствующие способы идентификации, формат и носитель, а также то. каким образом она должна
пересматриваться и утверждаться.
Это будет варьироваться в зависимостиот процессовифункционирующих систем. Для создания и
актуализации необходимой информации, включая разрешения на редактирование и утверждение,
могут применяться электронные средства. Другие организации могут предпочесть работать в системе
бумажных копий, принимая на себя ответственность за процессы выпуска, пересмотра и управления,
определенные в письменнойформе.
7.5.3 Управлениедокументированной информацией
7.5.3.1 Смысл настоящего пункта заключается в обеспечении доступности документированной
информации на соответствующем носителе при необходимости иее адекватной защиты.
Организация должна продумать уровень, необходимый для управления документированной
информациейсоответствующимобразом, учитываятакже носитель, на котором она содержится. Управ
ление включает доступность, распределение и защиту, например, от потери, неправильного исполь
зования инепреднамеренныхизменений.
Определившись с тем. какая документированная информация необходима для системы менедж
мента качества, организация должна обеспечить ее доступность для всех соответствующих областей,
подразделений, владельцевпроцессов ит.д. Также следуетрассмотреть предоставлениесоответству
ющейдокументированнойинформациисоответствующим внешним заинтересованнымсторонам, когда
продукция иуслуги поставляютсяизвне. Документированная информациядолжна быть представлена в
форме, подходящейдляпредполагаемого использования, например письменное соглашениеобуровне
обслуживания для внешнего поставщика услуг или информация о параметрах процесса в электронном
виде, которая может быть загружена в интерфейс процесса.
Управление также рассматриваетнеобходимость взащитедокументированной информации, учи
тывая, например, конфиденциальность, потерю данных, неправильное использование и непреднаме
ренные изменения. Организация должна обеспечить наличие необходимых средств управления как
частисистемы документированной информации, чтобы гарантироватьее защитуотпотери, неправиль
ного использования или непреднамеренного изменения. Это можно сделать многими способами,
включая электронные системы с правом только на чтение и особые разрешения для доступа к разным
уровням, защиту паролем или идентифицированным входом. Уровень управления может отличаться в
зависимости от того, гдедокументированная информациядолжна быть доступной (например, увеличе
ние ограничений доступа для внешних сторон). Вопросы информационной безопасности и резервного
копированияданных должны быть также приняты во внимание.
7.5.3.2 Управление документированной информацией также рассматривает распределение,
доступ, поиск и использование, хранение и защиту, управление изменениями, соблюдение сроков
храненияипорядкауничтожения. Этотакже может применятьсякдокументамвнешнегопроисхождения,
если они определены организацией как необходимыедля планирования и функционирования системы
менеджмента качества.
Установив систему для управления распределением и доступом к документированной инфор
мации. организация затем должна продумать, какхранить, поддерживать и уничтожатьинформацию по
мере необходимости стечением времени.
Документированная информация может меняться и развиваться с развитием системы менедж
мента качестваорганизации (см. 6.3 и раздел 10).
Необходимотакже продумать, какисторическидокументированная информация поддерживается,
хранится и извлекается при необходимости для последующего использования. Должен быть рассмот
рен вопрос управления версиями, когда организация определяет средства распознавания текущей
документированнойинформациииустаревшей иобеспечиваетсредствауправлениядля способствова
ния тому, чтобы использовалась только текущая документированная информация (например, статус
пересмотра или статус «Архив»).
Хранение устаревшейдокументированной информации можетбыть критичным идолжно поддер
живаться с помощью соответствующих средствдля обеспечения защиты и сохранения разборчивости,
например, расследование претензийспустя годыпосле производства можетпотребовать исторических
данных о производстве. Сроки хранения для документированной информации могут быть правовым
15