ГОСТ Р 56577— 2015
- обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения:
- обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;
- обеспечение идентификации и управление рассылкой документов внешнего происхождения,
определенных организацией как необходимые для планирования и функционирования системы менед
жмента качества;
- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение со
ответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.
Примечания
1 Объектами управления следует рассматривать все документы, которые требуются органу власти на ста
диях разработки, внедрения, функционирования (поддержания в рабочем состоянии) и постоянного улучшения
системы менеджмента качества.
2 Документы могут управляться на бумажных и/или электронных носителях.
3 Документы могут подразделяться на внутренние документы и документы внешнего происхождения. К вну
тренним документам относят документы, разработанные органом власти (миссия, ценности, политика в области
качества, кадровая политика, цели в области качества, руководство по качеству, схемы и алгоритмы процессов,
положения о подразделениях, должностные регламенты и др.). Кдокументам внешнего происхождения относят за
конодательные и нормативные документы, а также другие документы, относящиеся кдеятельности органа власти
(законы, постановления, приказы, жалобы, обращения, ходатайства, уведомления, запросы и др.).
4 В органе власти могут быть разработаны одна или несколько документированных процедур. Например,
процедуры, определяющие:
- правила и порядок разработки, учета, хранения, обновления (внесения изменений или пересмотра) и архи
вирования внутренних документов;
- правила построения, содержания, изложения и оформления внутренних документов:
- правила и порядок регистрации, учета, применения и поддержания в актуальном состоянии внешних
документов.
5 Особое внимание следует уделить исключению рисков использования устаревших или неутвержденных
документов, а также несанкционированного внесения в документы изменений.
4.2.6 Управление записями
Записи, установленные для представления свидетельств соответствия требованиям, результа
тивного и эффективного функционирования системы менеджмента качества, должны находиться под
управлением.
Организация должна установить документированную процедуру для определения средств управ
ления, необходимых для идентификации, хранения, защиты, восстановления, сохранения и изъятия
записей.
Записи должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми.
В органе власти должен быть утвержден перечень записей, имеющих конфиденциальный характер.
Примечания
1 Объектами управления должны выступать все записи, которые требуются для разработки, внедрения,
функционирования (поддержания в рабочем состоянии) и постоянногоулучшения системы менеджмента качества.
2 Примеры записей, которые могут быть определены в системы менеджмента качества органа власти:
- свидетельства рассмотрения заявления;
- свидетельства выполнения планов и процедур:
- свидетельства оценки компетентности работников (документы об образовании, протоколы аттестационных
комиссий, удостоверения о повышении квалификации и др.);
- свидетельства оценки поставщиков продукции (услуг):
- свидетельства оценки удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон (анкеты, отче
ты. отзывы, в том числе получаемые через социальные сети и др.):
- свидетельства об устраненных несоответствиях и их причинах;
- свидетельства о результативности и эффективности процессов, отдельных видов деятельности и системы
менеджмента в целом.
5 Требования к руководству органа власти в системе менеджмента
качества
5.1 Обязательства руководства
Высшее руководство органа власти должно обеспечивать наличие свидетельств принятия своих
обязательств по разработке, внедрению, функционированию (поддержанию в рабочем состоянии), а
6