ГОСТ Р 56713—2015
в записи и представлены в одной или более информационных позициях и должны соответствовать
информационной позиции универсального типа. Информационная позиция должна включать свое уни
версальное информационное содержание позиции (раздел 7).
Каждый набор записей и информационная единица, произведенная как документ, описанный в
настоящем стандарте, должны поддерживать характеристики данных жизненного цикла:
a) однозначность.
b
) полнота.
c) проверяемость.
d) непротиворечивость.
e) модифицируемость.
0 отслеживаемость.
д)презентабельность.
6.2 Записи по сравнению с информационными единицами (документами)
Запись — это специальный тип информации, содержащей ряд структурированных данных, обра
батываемых как единица. Таблица 4 идентифицирует записи. Цель записи состоит в том. чтобы указать
достигнутые результаты или предоставить доказательства операций, выполненных организационной
единицей (ИСО 9000). Фактически ИСО/МЭК 20000-1:2005 определяет запись как «документ, указыва
ющий результаты, достигнутые или предоставляющие доказательства выполненных операций, и по
лагает. что любой документ или информационная позиция есть запись. Однако настоящий стандарт
различает записи данных и документы (информационные позиции).
Записи данных получают свои значения от объединения с другими записями в наборе, обычно
включением в структурированные базы данных, реестры или репозитории, где отдельные записи доступ
ны для поиска ианализа. Записи содержат фактическиеданные (доказательства) других универсальных
информационных типов. Единственная запись, набор записей или полное перечисление содержания
репозитория не подходят для выпуска в качестве полного коммуникационного продукта, как то инфор
мационные позиции (документы), такие как план или процедура. Информационные позиции (документы)
произведены и сообщены для использования человеком и содержат формальные элементы (такие как
цель, объем и резюме), предназначенныедля создания их пригодными для целевой аудитории.
6.3 Управление данными жизненного цикла (записи)
Данные жизненного цикла следуют из процесса выполнения или сервисных операций и задач
стандарта. Многие пункты в ИСО/МЭК 15288:2008 и ИСО/МЭК 12207:2008 требуют, чтобы данные жиз
ненного цикла были произведены или зарегистрированы. Однако пункты ИСО/МЭК 15288:2008 и ИСО/
МЭК 12207:2008 не диктуют содержание, расположение, формат или среду, которую следует исполь
зовать для записи и поддержки данных. При выборе надлежащих данных, которые будут зарегистри
рованы. пользователи должны также определить, где в организации или системах ведения записей
проекта должны быть зарегистрированы данные. Записи могут сохраняться в базах данных, реестрах,
репозиториях, архивах или других системах управления данными. Проекты должны установить поли
тику сохранения записей с учетом системного жизненного цикла и организационного управления или
потребностей служб управления данными. Раздел 9 определяет содержание универсальных записей и
рекомендует содержание для определенных записей.
П р и м е ч ан и е — Требования и руководство для управления делопроизводством найдены в ИСО/МЭК
16175:2010.
6.4 Управление информационными единицами (документы)
Управление информационными позициями должно быть выполнено путем применения процесса
управления информацией ИСО/МЭК 12207:2008 и ИСО/МЭК 15288:2008 и управления документаци ей
и управления процессом документации программного обеспечения ИСО/МЭК 12207:2008. включая
операции управления знаниями ИСО/МЭК 15288:2008 (пункт 6.2.4). Процесс управления информацией
должен поддерживать потребности проекта и связанного продукта или услуги. Это должно включать в
себя процедуры для подготовки, сбора, идентификации, классификации, распределения, хранения,
обновления, архивации и восстановления информации.
Приложение А обеспечивает суммарное производство для идентификации и планирования ин
формационных позиций и их содержания. Информационные позиции должны быть определены, чтобы
7