19
- идентификацию организационных/функциональных подразделений проверяемой организации;
- идентификацию высшего руководства проверяемой организации, ответственного за аудит;
- предполагаемое время проведения и продолжительность каждого основного вида деятельности по аудиту;
- расписание проведения совещаний, включая необходимые ежедневные брифинги («летучки»), с высшим руководством проверяемой организации;
- рассылку отчета о проведении аудита.
- Изменение плана аудита
В процессе аудита руководитель аудиторской группы может вносить изменения в предписания для аудиторов и в план аудита, для того чтобы обеспечить оптимальное достижение целей аудита. Однако проверяемой организации следует иметь в виду, что в зависимости от результатов аудита план может быть изменен для достижения большей гибкости при исследовании каждой области аудита. Проверяемую организацию необходимо поставить в известность об изменениях плана.
Если становится очевидным, что цели аудита недостижимы, то руководителю аудиторской группы следует сообщить об этом факте и соответствующих причинах как проверяемой организации, так и организации, проводящей аудит.
- Предписания для аудиторской группы
Каждому члену аудиторской группы следует поручить (предписать) выполнение определенных задач, например проведение аудита конкретных подсистем или процессов системы менеджмента качества. Эти предписания должны быть разработаны руководителем аудиторской группы после консультации с членами группы и соответствовать возможностям каждого аудитора как технического эксперта.
- Рабочие документы
Рабочие документы должны быть подготовлены руководителем аудиторской группы при помощи других членов аудиторской группы и в соответствии с процедурами, разработанными в организации, проводящей аудиты. Данные документы следует также разрабатывать в соответствии с планом аудита для облегчения сбора объективных свидетельств и составления заключения по результатам аудита.
Рабочие документы могут включать в себя:
- контрольные листы, используемые для оценивания соответствия системы менеджмента качества проверяемой организации применимым регулирующим требованиям;
- формы для отчета о проведении аудита;
- формы для документирования свидетельств аудита с целью представления заключения по результатам аудита.
Образцы рабочих документов рекомендуется предоставлять проверяемой организации по требованию.
Рабочие документы должны быть разработаны так, чтобы они не накладывали ограничения на выполнение дополнительных видов деятельности по аудиту или проведение исследований, необходимость в которых может появиться в результате сбора информации в процессе аудита.
7.6.3 Проведение аудита
- Предварительное совещание
Цели предварительного совещания:
- знакомство аудиторской группы с высшим руководством проверяемой организации или с другими представителями данной организации, если это целесообразно;
- анализ области, целей и критериев аудита;
- краткое изложение процесса аудита, включая методы и процедуры, используемые при проведении аудита;
- подтверждение плана аудита, разъяснение неясных подробностей данного плана и пересмотр плана аудита, при необходимости;
- подтверждение официальных каналов связи между аудиторской группой и проверяемой организацией, а также языка проведения аудита, конфиденциальности, хода аудита и т. д.;
- подтверждение предоставления ресурсов и технических средств, необходимых аудиторской группе;
- подтверждение времени и даты проведения заключительного совещания и всех промежуточных совещаний аудиторской группы и высшего руководства проверяемой организации;
- разъяснение оснований для ведения записей, выборок, прекращения аудита, свидетельств аудита и отчета о несоответствиях;
подтверждение процедур по безопасности, поведению в чрезвычайных ситуациях и охране аудиторской группы;