ГОСТР ИСО 13008—2015
Введение
Настоящий стандарт дает рекомендации по проведению конверсии документов из одного
формата в другой и миграции документов из одной аппаратной иУили программной конфигурации в
другую. Он содержит соответствующие требования в плане управления документами, а также
описывает организационные и деловые рамки для выполнения процессов конверсии и миграции,
вопросы технологического планирования и мониторинга/использования мер контроля над ходом
процессов. В стандарте для каждого из этих процессов перечислены этапы, компоненты и конкретные
методологии, при этом затрагиваются такие вопросы, как управление рабочими процессами
(workflow), тестирование, контроль версий и контроль качества (валидация).
Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 13008:2012 «Информация и
документация. Процесс конверсии (миграции) электронных документов» (ISO 13008:2012 Information
and documentation - Digital records conversion and migration process), который был разработан на
основе подготовленного международной ассоциацией специалистов по управлению документами и
информацией ARMA International национального стандарта США ANSI/ARMA 16-2007 «Процесс
конверсии электронных документов: Планирование программы, требования, процедуры» (The Digital
Records Conversion Process: Program Planning. Requirements. Procedures).
В связи с быстрыми темпами изменения технологий многие документы в электронной форме в
какой-то момент времени необходимо будет преобразовать (провести конверсию) из одного формата в
другой или переместить (мигрировать) из одной системы в другую для обеспечения их непрерывной
доступности и пригодности к обработке.
Это не означает, что конверсия и миграция являются единственно возможными способами
обеспечения долговременной сохранности электронных документов (электронной сохранности).
Существует или разрабатывается ряд других методов, таких, как эмуляция, но в настоящее время
конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения электронной
сохранности. Хотя в настоящем стандарте тема электронной сохранности специально не
рассматривается, однако особенности процессов конверсии и миграции могут повлиять на выбор
стратегии электронной сохранности. Отношение организации к документам и документированию
является основным фактором, влияющим на то. как в ней будут налажены процессы конверсии и
миграции (включая выбор используемого формата, необходимого уровня контроля и т.д.). На момент
разработки настоящего стандарта ни один из известных методов обеспечения долговременной
сохранности не был признан предпочтительным. Учреждения и организации тем не менее признают
полезность стандартизированных процедур: и для изучения и исследования методов обеспечения
электронной сохранности, в том числе конверсии, миграции, эмуляции и обновления носителей, был
создан ряд испытательных стендов и целевых групп с тем. чтобы определить, какие методы лучше
всего работают.
Конверсия и миграция представляют собой отдельные методы обеспечения сохранности
электронных документов. Их важно реализовывать на практике управляемым образом, во избежание
деградации или потери аутентичности документов, их надежности, целостности и пригодности к
использованию, обеспечивая тем самым сохранение доверия к документам и их юридической
значимости (авторитетности документов), как это описано в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. пункты 7.2.2 —
7.2.5.Настоящий стандарт описываеткомпонентыпрограмм,вопросыпланирования,
делопроизводческие требования и процедуры, используемые для осуществления конверсии и
миграции электронных документов таким образом, чтобы сохранялись их аутентичность, надежность,
целостность и пригодность к использованию и чтобы эти документы продолжали служить в качестве
свидетельств деловых транзакций.
С самого начала следует отметить, что для выполнения требований к управлению документами
не обязательно реализовать все рекомендованные в настоящем стандарте процедуры. Решение о
том. какие именно процедуры внедрять, зависит от таких факторов, как тип планируемой
конверсии или миграции и уровень риска, который организация готова принять. Кроме того,
организациям рекомендуется учесть в требованиях к управлению корпоративными электронными
документными системами свои перспективные планы проведения дальнейших конверсий и миграций
документов.
Прежде чем приступить к выполнению проекта конверсии или миграции, нужно, чтобы играющие
ключевую роль в этом процессе лица были ознакомлены с делопроиэводческими требованиями, под
которыми в сфере управления документами и информацией понимается соблюдение ряда
принципов, относящихся к целостности документов, их аутентичности, надежности и пригодности к
использованию. Соблюдение этих принципов обеспечивает сохранение контента (содержания),
контекста и структуры документа, а также исключает возможность компрометации конкретного
V