ГОСТР ИСО 13008—2015
4Организационные и деловые рамки
4.1 Общие положения
В настоящем разделе рассматриваются причины, часто вызывающие потребность в конверсии
или миграции электронных документов, вопросы, которые организации следует учитывать при оценке
необходимости проведения конверсии или миграции своих документов; а также этапы разработки
программ конверсии и миграции. В нем рассматриваются принятие решений и выделение ресурсов в
связи с проведением конверсии или миграции в условиях организации, а также поддерживающая
процессы конверсии и миграции техническая инфраструктура, которую необходимо использовать для
обеспечения целостности и аутентичности документов в течение всего времени, пока в них
сохраняется потребность.
4.2Причины проведения конверсии и миграции
4.2.1Общие положения
Различные причины могут побудить организацию провести конверсию или миграцию своих
электронных документов. Сроки хранения некоторых документов более длительные, чем сроки
службы программных приложений и носителей информации, и это вынуждает организации проводить
конверсию или миграцию своих документов, пока поддерживающие их системы все еще сохраняют
работоспособность. Организации также могут проводить конверсию или миграцию документов в
опережающем порядке, исходя из особенностей оперативной деятельности, связанных с объемами
документов, условиями доступа к ним. эффективностью хранения, деловыми и технологическими
циклами; или же в связи с организационными изменениями (такими, как слияния и поглощения). В
экстремальных случаях организации могут быть вынуждены проводить конверсию или миграцию
документов в связи с запросами контролирующих органов, расследованиями и судебными
разбирательствами.
4.2.2Причины проведения конверсии
Под конверсией понимается процесс преобразования документов из одного формата в другой.
Побудить к проведению конверсии, могут, например, следующие причины:
a) переход на другой формат: например, когда сохраненные в закрытом (проприетарном)
формате документы преобразуются в открытый формат (как вариант: из старого файлового формата
Word в формат PDF/A).
b
) устаревание формата: когда, например, документы, хранящиеся в устаревшем, но все еще
читаемом формате для программ подготовки текстов, преобразуются в подходящий современный
формат.
4.2.3Причины проведения миграции
Под миграцией понимается процесс перемещения документов из одной аппаратной или
программной конфигурации в другую без изменения формата. Побудить к проведению миграции,
могут, например, следующие причины:
a) может возникнуть необходимость мигрировать документы из одной структуры в другую.
Например, документы из ряда унаследованных баз данных могут быть реорганизованы в новую
объединенную базу данных (как пример: из Oracle в SQL Server);
b
) заменяется платформа, на которой были созданы документы, и их необходимо мигрировать
на новую платформу. Например, может потребоваться переместить документы с платформы
Microsoft Windows на платформу UNIX;
c) Миграция целесообразна с деловой точки зрения (например, с целью перехода на новую
систему с улучшенными функциональными возможностями). Так. например, миграция документов
может оказаться необходимой для поддержки перехода от физического делового присутствия к
работе через интернет-магазин или для перемещения документов с общего диска в электронную
систему управления документами и контентом (EDRMS).
Организации обязаны оценивать свои документы, документировать их и управлять ими в ходе
обычной деловой деятельности. Для обеспечения постоянной доступности электронных документов и
их соответствия законодательно-нормативным требованиям в условиях динамически изменяющейся
нормативной и технической среды требуются продуманные, скоординированные усилия и стабильное
финансирование.
Касающиеся конверсии и миграции решения должны опираться на анализ важности
электронных документов организации и влияния технологической инфраструктуры и инвестиций на
управление жизненным циклом документов, а также на знание стандартов и наилучшей практики,
относящихся к конверсии и миграции электронных документов.
4