ГОСТР ИСО 13008—2015
- функциональные потребности и возможности исходной системы;
- структуры и элементы данных;
- идентификация подлежащих конверсии/миграции документов (включая их местонахождение).
Следуетубедиться, что срок хранения документов не истекает (не нужно проводить
конверсию/миграцию тех документов, которые подлежат уничтожению в ближайшем будущем);
- методология конверсии/миграции. Такая методология должна обеспечить сохранение
целостности документов, полное прохождение каждым документом конверсии/миграции. возможность
доказать аутентичность конвертированных/мигрированных документов, сохранение (и по мере
необходимости конверсию/миграцию) всех необходимых метаданных и журналов аудита, соблюдение
всех законодательно-нормативных требований;
- согласование методологии конверсии/миграции. Следует добиться, чтобы все имеющие право
согласования заинтересованные стороны (включая лицо, ответственное за деловые документы)
одобрилиметодологию и были готовы в соответствующее время провести валидацию
конверсии/миграции документов в целевую систему;
- анализ и документирование всех рисков, связанных с конверсией/миграцией;
- контроль качества.
- безопасность и защита персональных данных.
7Процедуры конверсии и миграции
7.1 Общие положения
В данном разделе рассматривается применение делопроизводческих требований, описанных в
разделе 5. Процедуры конверсии и миграции включают четыре основных этапа: планирование,
тестирование, собственно конверсия и валидация.
Каждая организация и каждое учреждение по-своему уникальны, и их потребности и цели
внедрения программконверсиии миграции различаются.Кроме того, дляисполнения
делопроизводческих требований не для всех документов организации обязательно нужно будет
выполнять все процедуры конверсии и миграции и все перечисленные в настоящем стандарте
требования, которые следует рассматривать скорее как рекомендуемые и типовые. Специалисты по
управлению документами и юристы должны определить потребности своей организации в плане
управления документами и принять решение о том. в какой степени следует выполнять приведенные в
настоящем стандарте требования.
7.2 Процедуры
7.2.1Общие положения
В данном подразделе установлены требования к конверсии и миграции в увязке с
соответствующими процедурами, которые становятся элементами контрольных механизмов,
обеспечивающихсохранениеаутентичности,надежности,целостностиипригодностик
использованию проходящих конверсию или миграцию документов.
Не для всех электронных документов организации оправданно полномасштабное применение
этих контрольных механизмов. Организации следует определить, какие меры контроля и управления
имеет смысл применять в отношении конкретных документов в ходе выполнения проекта конверсии
или миграции.
В ходе проекта конверсии/миграции в отношении конвертированных/мигрированных документов
и процессов конверсии/миграции следует обеспечить следующее:
- полноту контента:
- целостность:
- аутентичность;
- полноту и точность делопроизводческих метаданных. Все необходимые метаданные должны
иметься в наличии и заполняться точными значениями. Недопустимо, например, чтобы значение
даты создания документа изменилось на дату конверсии/миграции или чтобы название организации-
создателя изменилось на название проводящего кои вереи ю/миграцию оператора;
- прозрачность реализации процессов конверсии/миграции (эта мера контроля может иметь
решающее значение, если документы потребуются в ходе судебных разбирательств);
- исполнение законодательно-нормативных требований, таких, как требования в отношении
сроков хранения или требования законодательства, касающиеся допустимости электронных
документов в качестве доказательств;
- максимизацию гибкости платформы;
- деловую гибкость;
- техническую реализуемость.
12