ГОСТР ИСО 13008—2015
необратимых действий. При выполнении процедур конверсии или миграции следует позаботиться о
том. чтобы исходные файлы не удалялись до тех пор. пока не будет проведена проверка
результатов, а также выполнены все соответствующие законодательно-нормативные требования и
требования, установленные политиками организации.
Следует разработать методологию сравнения контента, контекста и структуры исходных и
конвертироваиных/мигрированных документов с целью выявления и исправления проблем и
валидации результатов. Исходные документы могут быть уничтожены только после завершения
валидации и устранения всех выявленных проблем, при этом все решения такого рода должны быть
санкционированными идокументироваться. Кроме того, прежде чем уничтожать исходные документы,
следует убедиться в том. что выполнены все соответствующие законодательно-нормативные
требования и требования, установленные политиками организации.
Все действия, выполняемые в ходе конверсии или миграции, следует документировать,
обеспечивая тем самым наличие у организации полных, доступных и аутентичных документов на
протяжении всего установленного для них срока хранения. Такая документация должна
подтверждать, что были конвортированы/мигрированы все документы, в том числе те. что были
созданы во время выполнения процедур конверсии/миграции.
Следует убедиться и задокументировать, что при использовании в деловых процессах файлов
нового формата будут получены результаты, совпадающие с теми, что получаются при
использовании файлов первоначального формата в тех же или похожих деловых процессах.
Существует вероятность частичной утраты или порчи электронной информации еще до
проведения конверсии или миграции. В таком случае следует задокументировать выявленный ущерб.
План проведения конверсии и миграции должен быть направлен на сведение к абсолютному
минимуму риска дальнейшей деградации контента, контекста и структуры документов.
При проведении конверсии или миграции следует позаботиться о физической и логической
безопасности. Физическая безопасность означает контроль доступа в помещения ИТ-службы;
логическая безопасность означает контроль доступа к платформе, на которой выполняется конверсия
или миграция. Процессы конверсии и миграции не должны влиять на существующие права доступа к
данным.
Следует определить, какие метаданные и данные необходимы для сохранения способности
воспроизвести полный и аутентичный документ, с тем чтобы обеспечить защиту этих данных в ходе
конверсии или миграции.
Следует определить, какие метаданные необходимы для идентификации и использования
документов с тем, чтобы после проведения конверсии или миграции документы можно было
отыскивать и получать к ним доступ.
Следует задокументировать, с указанием причин, все характеристики и особенности
документов, которые не будут конвертированы в новый формат или мигрированы в новую систему.
В результате конверсии или миграции электронных документов из одной технологической среды
в другую возможно изменение контента, контекста или структуры документов. Если такое произойдет,
то возникнет риск невыполнения организацией требований к управлению документами вследствие
утраты документами их надежности и аутентичности. Эффективный план проведения конверсии и
миграции может быть использован для идентификации всех тех характеристик документов, которые
необходимо сохранить в процессе конверсии или миграции.
Перед началом проекта конверсии или миграции следует свериться с указаниями по срокам
хранения документов и действиям по их истечении для того, чтобы не потратить впустую ресурсы на
конверсию или миграцию подлежащих уничтожению электронных документов.
Следует выявить взаимосвязанные документы и определить, не будут ли существующие связи
или ссылки нарушены вследствие конверсии или миграции. Нужно ввести меры, обеспечивающие
защиту таких связей в ходе конверсии или миграции.
Следует определить, насколько особенности визуального представления электронного
документа важны для понимания его смысла (принимая во внимание такие факторы, как
форматирование, цвета, шрифты и т.д.). Если визуальное представление существенно для
понимания смысла, то план проведения конверсии и миграции должен предусматривать меры по его
сохранению. По завершении конверсии или миграции следует задокументировать все изменения в
визуальном представлении документа.
Электронные документы (например, текстовые документы, сообщения электронной почты, базы
данных, электронные таблицы, веб-страницы) создаются с использованием существующей на момент
их создания технологии (аппаратного и программного обеспечения). Следует выбрать желаемый
целевой формат документов и проводить конверсию или миграцию как можно скорее, пока не устарел
текущий формат для электронной информации, с тем чтобы новую технологию можно было
использовать для выполнения процедур конверсии и миграции.
8