ГОСТР ИСО 13008—2015
6Планирование конверсии и миграции
6.1 Общие положения
В данном разделе рассматриваются вопросы технологического планирования процессов
конверсии и миграции. Раздел не предназначен служить исчерпывающим руководством по
технологическому планированию и закупке технологий. Скорее, в нем выделены те ключевые
инфраструктурные аспекты и элементы технологии, которые обеспечивают успех проектов
конверсии/миграции.
При обобщенном описании проектов конверсии и миграции упоминаются две системы:
a) исходная документная система, в которой документы хранятся в настоящее время;
b
) целевая система, которая может представлять собой.
- при конверсии в новый формат: исходную систему, в которой активированы или добавлены
специфические функциональные возможности для поддержки нового документного формата;
- при миграции в другое решение для хранения данных: исходную систему, в которой
активированы или установлены новые устройства хранения;
- при миграции из одной документной системы в другую, совершенно иную документную
систему.
Технологическое планирование включает оценку текущих технологических возможностей, а
также разработку спецификаций для нового оборудования и программного обеспечения, которые
могут понадобиться для успешного управления процессом конверсии/миграции и для эксплуатации
целевой системы. Новое оборудование и программное обеспечение может потребоваться для
поддержки в исходной системе нового документного формата, для управления новыми устройствами
хранения или для проведения миграции документов из одной документной системы в другую. Кроме
того,притехнологическомпланированииследуетрассмотретьвопросы,связанныес
инфраструктурой организации и достаточностью этой инфраструктуры для поддержки файловых
форматов идля обеспечения доступности и целостности.
Если в организации еще не внедрены поддерживающие развитие технологии инструменты, то
специалистам по управлению документами и представителям других специальностей, на которых
возложена ответственность за технологическое планирование, возможно, будет полезно разработать
шаблоны планов (planning templates), методологию определения требований и соответствующих
ресурсов, а также матрицу трассируемости (traceability matrix). Участникам процесса планирования
нужно также принять во внимание все применимые правила деловой деятельности, действующие в
организации.
6.2 Деловые требования
Понимание описанных в настоящем разделе требований имеет решающее значение для
процесса разработки спецификаций и для обеспечения соответствия процесса технологического
планирования существующим политикам и процедурам организации в отношении такого рода
деятельности.
Следует выявить и сформулировать деловые потребности и ожидаемую отдачу от
планируемого проекта конверсии/миграции.
Следует выявить имеющиеся законодательно-нормативные требования.
Необходимо проконсультироваться совсеми заинтересованными сторонами,включая
пользователей документной системы, и постараться достаточно серьезно вовлечь их в проект.
Необходимо позаботиться о том. чтобы всем сотрудникам, которым отводятся определенные
роли в проекте конверсии/миграции. были поставлены их задачи и обеспечено и задокументировано
их участие в проекте.
Следует соблюдать внутренние нетехнические требования организации в отношении закупки
оборудования/программного обеспечения, касающиеся, например, целей и сроков, установленных в
рамках управления проектами, ценовых и договорных вопросов, процедур проведения закупок (таких,
как рассылка запросов на подачу предложений, организация торгов). Эти требования могут
варьироваться в зависимости от типа организации.
Если конверсия или миграция выполняется внешним поставщиком услуг, то в договоре с
поставщиком необходимо тщательно специфицировать деловые потребности организации, вопросы
совместимости технологий, потребности в проведении доработок, тестирования, валидации,
обучения и в оказании иных услуг.
Требования и результаты анализа деловых потребностей следует формулировать таким
образом, чтобы их выполнение могло быть измерено и проверено.
Деловые требования следует преобразовать в набор функциональных требований.
10