ГОСТР ИСО 13008—2015
Соответствующие положения должны быть включены в политику организации по вопросам
конверсии и миграции или в документ, регламентирующий процедуры конверсии и миграции.
4.4.2Разработка руководств по процедурам конверсии и миграции
Процессы конверсии и миграции электронных документов оказывают на эти документы
существенное влияние, создавая риски для их аутентичности, целостности, надежности и
пригодности к использованию. Для смягчения этих рисков важно контролировать процессы конверсии и
миграции посредством использования утвержденных документированных процедур.
Кахадая организация сама определяет свой подход к разработке руководства по процедурам
конверсии и миграции. Возможна разработка как отдельных руководств для каждого из типов
конверсии и миграции, так и единого руководства, в котором каждому типу конверсии и миграции
посвящен свой подраздел. Как минимум, такое руководство должно описывать все этапы процессов
конверсии и миграции. Конверсия и миграция могут выполняться одновременно.
В руководстве также должны быть описаны процедуры определения дальнейшей судьбы
(например, уничтожения) исходных (до проведения конверсии или миграции) документов и носителей
информации. Эти документы и носители информации должны выводиться из среды активного
использования и в дальнейшем храниться в соответствии с установленными указаниями по срокам
хранения и действиям по их истечении, которые всегда должны быть документированными. Если
потребуется выполнить дополнительные типы конверсий или миграций, то для них должны быть
разработаны свои руководства.
Все изменения в процедурах и соответствующие авторизации должны документироваться в
руководстве по процедурам. Следует избегать внесения «вручную» неавторизованных поправок в
руководство, поскольку такие поправки могут подорвать доверие к программе в случае
расследования или проверки контролирующими органами, когда метод конверсии или миграции
становится основой при подтверждении целостности электронных документов как доказательств.
Руководства по процедурам конверсии и миграции должны описывать все перечисленные ниже
этапы процессов:
- планирование: шаги процедур, методы, кадровые и иные ресурсы, необходимые для
успешного проведения конверсии/миграции целевых электронных документов;
- тестирование:тесты,необходимыедлятого,чтобыубедитьсявспособности
запланированных процедур и методов обеспечить успешную конверсию/миграцию документов;
- собственно конверсия и/или миграция: шаги процедур, которые должны быть выполнены в
ходе непосредственного выполнения конверсии и/или миграции целевых электронных документов;
- валидация: методы и шаги процедур, которые должны использоваться для проверки
успешного прохождения целевыми электронными документами конверсии или миграции. Такая
проверка, выполняемая с использованием документированной процедуры для протоколирования
хода процесса конверсии или миграции, дает третьим сторонам уверенность в том. что аутентичность
документов была сохранена. В процедурах обеспечения качества должны быть перечислены шаги,
необходимые для обеспечения контролируемости и защищенности процесса конверсии или
миграции. По завершении конверсии и миграции должны выдаваться отчеты об ошибках;
- окончательное утверждение итогов (sign-off); подписи, необходимые для подтверадения
успешного завершения конверсии или миграции в соответствии с утвержденной политикой и
процедурами;
- документирование, подробная документация, отражающая ход процесса конверсии или
миграции и формируемая во время выполнения и по завершении каждого проекта конверсии или
миграции.
В разделе 7 приведены более детальные сведения о процедурах, выполняемых на каждом из
этапов процесса конверсии или миграции.
5Требования к управлению документами
5.1 Общие положения
В настоящем разделе рассматриваются вопросы, связанные с управлением подлежащими
конверсии или миграции документами таким образом, чтобы получить на выходе по завершении
процесса конверсии или миграции полные, точные, надежные и аутентичные документы.
5.2 Требования к конверсии и миграции
Для успешного осуществления процесса конверсии или миграции необходимо выполнить
следующие действия с тем, чтобы обеспечить выполнение описанных в настоящем разделе
требований к управлению документами.
Все тестирование процессов конверсии и миграции следует проводить с использованием
подборки копий документов. В случае возникновения проблем не следует предпринимать никаких
7