ГОСТР ИСО 13008—2015
Процессные делопроизводческие метаданные играют ключевую роль при доказательстве
аутентичности и надежности документов (см. 5.3). До принятия решения о необходимости конверсии
или миграции всех или части процессных метаданных необходимо провести формальную оценку всей
совокупности таких метаданных.
5.3 Конверсия/миграция процессных метаданных
Требования к метаданным для управления документами сформулированы в ИСО 23081-2.
Метаданные, которые документируют процессы конверсии и миграции, содержат информацию,
позволяющую доказать, что прошедший процесс конверсии или миграции документ остается
аутентичным и надежным. В связи с этим чрезвычайно важно создавать, поддерживать и сохранять
такую информацию.
Для целей документирования процессов конверсии и миграции важнейшую роль играют
метаданные, отражающие историю событий (event history metadata). В ходе конверсии/миграции
существующие метаданные по истории событий следует мигрировать вместе с документом для того,
чтобы иметь возможность утверждать об аутентичности документа. В ходе каждого процесса
конверсии или миграции необходимо создавать метаданные по истории событий для каждого
отдельного конвертированного или мигрированного документа.
В ходе конверсии/миграции должны поддерживаться задокументированные в метаданных
взаимосвязи. Особое внимание нужно обратить на следующие взаимосвязи:
внутренние взаимосвязи, т.е. взаимосвязи внутри электронного объекта. Примером может
служить документ, содержащий присоединенную (linked) электронную таблицу или изображения;
функциональныевзаимосвязи(например.междудокументами.отражающими
взаимосвязанные аспекты деловой деятельности);
агрегационные взаимосвязи (например, между документами, помещаемыми в одни и те же
дела или папки);
структурные взаимосвязи (например, между документами и создавшими их лицами или
деловыми подразделениями);
системные взаимосвязи между документами и инструментами управления, такими, как
деловые классификационные схемы, перечни с указанием сроков хранения, меры контроля и
управления доступом и безопасности, должностные обязанности (эти инструменты управления
содержат контекстуальную информацию, помогающую правильно понять смысл документа).
При выполнении процессов конверсии/миграции необходимо обеспечить, чтобы метаданные о
документах оставались неразрывно связанными с конвертированными/мигрированными документами.
5.4 Вопросыпрактическогоиспользованияделопроизводческихпроцессных
метаданных
Как отмечалось выше, делопроизводческие процессные метаданные о действиях, выполненных
в ходе конверсии и миграции, содержат информацию, позволяющую доказать, что прошедший
процесс конверсии или миграции документ остается аутентичным и надежным. В связи с этим
чрезвычайно важно создавать, поддерживать и сохранять такую информацию.
Документы могут неоднократно проходить конверсию и миграцию, и в ходе каждой конверсии
или миграции должен быть создан свой собственный набор данных об истории событий. В этом
случае объемы связанных с документами метаданных будут экспоненциально расти в связи
с необходимостью документировать каждую конверсию и/или миграцию, которую эти
документы проходят. Аутентичность, надежность, целостность и пригодность к использованию
документов зависят от адекватности каждого из последовательно формируемых наборов
метаданных по истории событий.
Иногда значения содержащихся в документе элементов метаданных могут измениться в
результате процесса конверсии или миграции. Если такое происходит, то каждое изменение значений
метаданных необходимо зафиксировать в сопровождающих документ метаданных по истории
событий, с тем чтобы обеспечить правильное понимание документов.
При выполнении конверсии или миграции могут возникнуть проблемы с составными
документамиисвзаимосвязямимеждудокументами.Исходяизпредположения,что
взаимосвязанные документы необходимы для обеспечения аутентичности и надежности документа, их
предпочтительно сохранять в той же документной системе как независимые документы. Иными
словами, лучше собрать всю информацию в одну систему, находящуюся под полным контролем ее
владельца, чем полагаться на поддержание ссылок на информацию, хранящуюся вне системы.
Взаимосвязанные документы должны иметь собственные наборы метаданных, которые также
документируют историю выполненных с этими документами действий.
9