ГОСТР ИСО 13008—2015
7.3.6Шаг 5: выбор или разработка метода валидации конверсии/миграции
Валидация конверсии или миграции, осуществляемая для того, чтобы убедиться в выполнении
процесса конверсии/миграции в соответствии с планом, имеет ключевое значение для сохранения
достоверности электронных документов. На данном шаге следует разработать план эффективной
валидации процесса, который должен также включать выполнение в случае необходимости
корректирующих действий (т.е. действий по восстановлению утраченных или поврежденных данных).
Дляобеспеченияцелостностирезультатоввалидациифактическоевыполнение
конверсии/миграции и валидация этого процесса должны поручаться разным лицам или группам.
Следует провести аудит представительной выборки конвертированных/мигрированных данных,
отражающей особенности всего массива обрабатываемых данных, а также всех ошибок и
исправлений, внесенных в целевую платформу. При необходимости могут быть введены новые
процедуры.
Дополнительные требования в отношении валидации конверсий/миграций описаны в 7.6.
7.3.7Шаг 6: принятие решония об уничтожении исходных документов
Существуют различные мнения относительно того, следует ли уничтожать исходные документы
после завершения их конверсии или миграции. Решение должно приниматься исходя из нормативно
правовых и деловых условий деятельности организации, ее уставных задач и обязанностей и из
ценности документов для организации.
В случае принятия решения об уничтожении исходных документов такое уничтожение должно
проводиться в рамках обычной деловой деятельности с соблюдением четко определенных процедур,
для разработки которых следует использовать ИСО 15489-1. содержащий подробное руководство по
хорошей практике уничтожения документов.
7.3.8Шаг 7: определение необходимых ресурсов
Послеразработкидетальногопланатестирования.выполненияивалидации
конверсии/миграции ответственное за проект лицо или группа должны определить необходимые для
его выполнения ресурсы (кадры, оборудование и бюджет).
После идентификации конкретных лиц. которые будут принимать участие или помогать в
выполнении этапов процесса, следует получить все необходимые специальные разрешения и права
доступа, которые потребуются этим лицам для исполнения возложенных на них задач.
Следует оценить, если это уместно, затраты на выполнение конверсии или миграции как силами
самой организации, так и на условиях аутсорсинга. Одним из факторов, которые следует принять во
внимание при оценке возможности использования аутсорсинга, является вопрос о том. могут ли
данные покидать периметр организации или же должны оставаться на месте. Следует обсудить и
задокументировать наихудшие возможные сценарии, связанные с утратой данных в ходе конверсии или
миграции при использовании каждого из этих подходов. Следует также оценить знания и опыт
имеющегосяуорганизацииперсонала.Организацияможетбыть вынужденапередать
конверсию/миграцию на аутсорсинг в случае, если выяснится, что ее собственный персонал не
располагает необходимыми знаниями и навыками.
После тщательного изучения всех возможных вариантов проведения конверсии/миграции
ответственный руководитель должен решить, не перевешивают ли расходы на конверсию тот ущерб,
который возможен вследствие неспособности получения доступа к информации в будущем. Кроме
того, при принятии решения о проведении конверсии или миграции следует учесть результаты оценки
риска и существующие законодательно-нормативные требования.
7.3.9Шаг 8: документирование процесса конверсии/миграции
Весь ход процесса конверсии/миграции нужно отслеживать и документировать. Для
документирования небольших или ограниченных по охвату проектов можно использовать
электронную таблицу. Ход конверсий и миграций, проводимых в рамках постоянно действующей
программы, может быть удобнее отслеживать и документировать с помощью прикладных программ,
работающих с базами данных (СУБД-приложений).
Всепроцессыконверсии/миграции должныбытьзадокументированывнеразрывно
взаимосвязанных с самими документами процессных делопроиэводческих метаданных.
7.3.10Шаг 9: документирование и согласование/утворждение плана
конверсии/миграции
Ответственное должностное лицо или группа должны задокументировать все элементы плана
конверсии/миграции. В плане должны быть отражены:
- объект конверсии/миграции (т.е. те документы, которые должны пройти конверсию/миграцию):
- событие-триггер либо обоснование проведения конверсии/миграции;
- текущее состояние конвертируемых/мигрируемых документов;
- планируемое целевое состояние конвертируемых/мигрируемых документов;
17