ГОСТР ИСО 13008—2015
подождать до тех пор. пока какая-нибудь другая побудитепьная причина (например, обновление
программного обеспечения, замена системы, приобретение или слияние с другой организацией) не
сделает конверсию или миграцию оправданной.
4.3.4Планирование деятельности по конверсии и миграции
В электронной среде конверсия и миграция документов будут обычным явлением, поэтому
организации следует иметь программу, планы и указания, обеспечивающие их выполнение в
соответствии со стандартами и практиками деловой деятельности. Связанные с документами
обязательства и взаимозависимости с вопросами обеспечения долговременной сохранности
документов необходимо как можно раньше выявить на стадии анализа и формирования требований в
рамках планирования бизнес-процессов и планирования инвестиций в технологии.
При принятии решений об использовании для проведения конверсии или миграции (как проекта)
внутренних или внешних ресурсов либо их комбинации следует учесть следующие факторы:
Навыки и компетенции: есть ли у организации сотрудники, обладающие необходимыми для
проведения конверсии и миграции опытом и знаниями?
Наличие кадровых и технических ресурсов: можно ли обеспечить проект конверсии или
миграции обладающими соответствующими навыками специалистами на весь период его
выполнения?
Оборудование: имеются ли у организации подходящие условия и инструменты для выполнения
конверсии и миграции?
Стоимость и сроки: имеет ли организация ресурсы (бюджет и время) для проведения конверсии
и миграции?
Способность обеслечивать/контролировать качество: есть ли у организации сотрудники,
обладающие опытом и знаниями для выполнения работ по обеспечению и контролю качества?
Совместное использование данныхУкурирование данных, ответственность владельца: какие
сотрудники или деловые подразделения организации будут направлять деятельность по проведению
конверсии и миграции?
Валидация: есть ли у организации сотрудники, обладающие опытом и знаниями для валидации
операций, выполняемых в рамках конверсии и миграции?
Циклы деловой деятельности: кто из сотрудников или деловых подразделений организации
будет принимать решения о том. когда нужно проводить конверсию или миграцию?
4.4 Формирование программы конверсии и миграции
4.4.1Общие положения
Организации, сохраняющие электронные документы в течение сроков, делающих необходимым
регулярное проведение конверсии или миграции, должны разработать программу конверсии и
миграции прежде, чем начнут крупные проекты в этой области.
Разработка такой программы подразумевает появление требования о проведении конверсии
или миграции электронных компонентов, образующих документы организации, и создание
управляющей структуры, наделенной собственной или делегированной исполнительной властью.
Корпоративные политики организации должны санкционировать введение программы конверсии и
миграции.
Управляющая структура программы конверсии и миграции определяет, когда и каким образом
осуществляются конверсии и миграции и кто их выполняет. Обычно за авторизацию конверсии и
миграции отвечают специалисты по управлению документами, которым помогают ИТ-специалисты,
владельцы деловых процессов и юристы. Управляющая структура программы конверсии и миграции
также определяет, как будет осуществляться аудит и кто отвечает за его проведение.
Такая авторизация управляющей структуры и определение ответственного делового
подразделения имеют ключевое значение для того, чтобы конверсия и миграция стали в организации
одним из видов обычной, регулярно выполняемой деловой деятельности.
В крупных организациях с целью минимизации риска программа конверсии и миграции должна
определить1>:
- ограниченный перечень событий-триггеров, инициирующих проведение конверсии или
миграции;
- типы выполняемых конверсий и миграций и их периодичность;
- методы документирования (и при необходимости свидетельствования) того, что процессы
выполняются в соответствии с требованиями.
" Программа конверсии и миграции может также регламентировать: подлежащие конверсии или миграции
документы или типы документов; действия с исходными документами по завершении их конверсии или миграции
(разработчик).
6