ГОСТР ИСО 13008—2015
7.3.3Шаг 2: выбор желаемого состояния документов после конверсии/миграции
Чтобы иметь четкое представление о работе, которую предстоит проделать, следует создать
модель того целевого состояния, в которое желательно перевести документы в результате конверсии
или миграции. При этом возможно проведение определенных исследований с целью сделать
правильный выбор формата (в случае конверсии) или носителя информации (в случае миграции).
7.3.4Шаг 3: выбор или разработка метода и процедур конверсии/миграции
После того как определены текущее состояние исходных документов и желаемое целевое
состояние документов после конверсии/миграции, следует выбрать или разработать метод
конверсии/миграции документов из текущего состояния в целевое, одновременно выбрав или
разработав соответствующие инструменты и/или программное обеспечение, необходимые для
достижения целей конверсии или миграции. Выбирая или разрабатывая метод конверсии/миграции,
следует принять во внимание следующие вопросы:
Нужно ли будет обновлять в ходе процесса конверсии/миграции относящуюся к документам
описательную информацию (например, научно-справочный аппарат или индексы)?
Нужно ли будет документы распаковывать или расшифровывать перед проведением конверсии
или миграции?
Потребуется ли для конверсии или миграции документов в целевое состояние осуществить их
сжатие или шифрование?
По какому пути пойдет процесс конверсии или миграции?
Потребуется ли осуществить извлечение данных перед проведением конверсии или миграции?
Если да. то каким образом? Многие общедоступные программы имеют средства для экспорта данных
в стандартных форматах, таких как CSV, PDF, JPG и TIFF. В качестве альтернативы
целевое программное приложение может иметь конверторы или фильтры для импорта «плоских»
файлов. Существуют также инструменты извлечения, которые, по утверждению их разработчиков,
способны перемещать данные из любого источника в другое место.
Потребуется ли в ходе процесса конверсии/миграции проводить очистку данных (data
cleansing)? В некоторых случаях (примером могут служить HTML-файлы) первичный формат
исходных данных может представлять затруднения при проведении конверсии или миграции из-за
того, что он отражает способ функционирования исходной системы. При работе с такими форматами
может потребоваться удалить форматирование, убрать теги, переписать строки кода и провести
чистку некачественного кода (как правило, с использованием одобренного поставщиком или
пользовательского скрипта, см. (21)). Во время выполнения собственно конверсии или миграции
организации следует подумать о целесообразности проведения очистки данных либо загрузки данных в
целевую систему без очистки. Очистка данных может быть особенно нужна при проведении
конверсии или миграции документов из старых систем управления контентом, которые часто хранят
большие блоки контента в виде отдельных страниц, в то время как более современные системы
хранят весь документ как единый объект, разделяя его на страницы во время визуального
отображения. При выполнении проекта конверсии или миграции таких документов возможен выбор:
либо провести их очистку путем конверсии/миграции в один электронный объект, либо оставить
данные как есть и разработать правила переноса в целевую систему (см. (21)). В случае выполнения
процесса очистки данных он должен быть тщательно задокументирован во избежание компрометации
целостности данных.
Примечание — Во многих случаях невозможно разделить конверсию и миграцию. Иными словами, для
сохранения целостности документов может быть недостаточно простого их перемещения из одной аппаратной
платформы в другую, и нужно будет выполнить определенные операции конверсии.
Будут ли документы участвовать одновременно в нескольких процессах конверсии/миграции?
Документы могут в одно и то же время участвовать в нескольких процессах конверсии/миграции,
когда, например, процесс трансформации контента документа по времени совпадает с процессом
репликации или с перемещением документов из онлайн-хранилища на съемный носитель. В таких
случаях рекомендуется выполнять процессы конверсии/миграции по отдельности.
7.3.5Шаг 4: выбор или разработка метода тестирования метода и процедур
конверсии/миграции
Тестирование выбранного метода конверсии/миграции имеет решающее значение для того,
чтобы избежать в ходе процесса утраты, порчи или непредвиденной модификации данных. На этапе
планирования следует выбрать соответствующую методологию тестирования и задокументировать
процедуры, необходимые для реализации этой методологии в рамках процесса конверсии/миграции.
Дополнительные требования в отношении тестирования конверсий/миграций описаны в 7.4.
16