ГОСТР ИСО 13008—2015
7.3 Планирование проекта конверсии/миграции
7.3.1Общие положения
Крайне важно иметь четко сформулированный план конверсии/миграции. так как это может
означать разницу между успешным проектом (т.е. тем. в результате которого сохранены доступность и
целостность целевых документов) и неудачным, в ходе которого документы были безвозвратно
утрачены либо были скомпрометированы их аутентичность, целостность, надежность и пригодность к
использованию. Чтобы увеличить шансы на успех, план конверсии/миграции не следует
разрабатывать в изоляции — необходимо принять во внимание мнения специалистов по управлению
документами. ИТ-специалистов и представителей деловых подразделений.
Независимо от того, выполняется ли проект конверсии/миграции как разовое мероприятие или
же в рамках постоянно действующей программы, следует выполнить шаги, перечисленные в
7.3.2-7.3.10.
7.3.2Шаг 1: изучение исходных документов и их организационной среды
Для разработки эффективного плана необходимо получить детальное представление о
документах, которые предполагается конвертировать или мигрировать, одним из аспектов которого
является понимание важности этих документов для организации. Для этого нужно ответить на
следующие вопросы:
Каковы официально установленные сроки хранения исходных документов? Если сроки хранения
официально не установлены, их следует установить.
Нужен ли сотрудникам организации непосредственный онлайн-доступ к документам или же
документы могут храниться в автономном режиме?
Необходимы ли эти документы для обеспечения непрерывности деловой деятельности?
Еще один ключевой аспект понимания исходных документов связан с определением их
технической структуры (какие, например, части документов содержат контентную информацию
(content information) ^ а какие — репрезентативную информацию (representation information) 2|,
необходимую для обеспечения непрерывной доступности объекта во времени и включающую
сведения о файловом формате, операционной системе, необходимом оборудовании и программном
обеспечении и т.д.).
Это может быть сделано посредством следующих шагов:
a) следует выявить биты, образующие объект данных с контентной информацией (content data
object)3>;
b) следует выявить объект данных с репрезентативной информацией (representation
information object), которая в определенном смысле относится ко всем битам объекта данных с
контентной информацией, превращая их в более осмысленную информацию:
c) следует изучить содержание выделенного объекта с репрезентативной информацией,
чтобы определить, иухщается ли он в дополнительных объектах с репрезентативной информацией, и
если нуждается, то необходимые объекты следует получить. Этот шаг повторяется до тех пор. пока
дополнительные объекты с репрезентативной информацией не перестанут выявляться;
d) для каждого объекта с репрезентативной информацией, выявленного на шаге с) и
хранимого в виде электронного объекта, в свою очередь выявляются все необходимые объекты с
репрезентативной информацией. Шаги с) и d) повторяются до тех пор. пока новые объекты с
репрезентативной информацией не перестанут выявляться.
e) контентная информация состоит из объекта данных с контентной информацией и всех
объектов с репрезентативной информацией, выявленных при выполнении шагов b)-d).
’ Контентная информация — набор информации, изначально являющейся предметом усилий по
обеспечению долговременной сохранности, либо его часть. Контентная информация представляет собой
информационный объект, включающий объект данных с контентной информацией и репрезентативную
информацию (ИСО 14721:2012] (разработчик).
Репрезентативная информация — информация, обеспечивающая отображение объекта данных в более
осмысленные понятия. Пример: репрезентативная информация для последовательности битов, образующей
файл формата FITS, гложет включать стандарт FITS, описывающий данный формат, а также словарь,
определяющий значение в файле ключевых слов, не являющихся частью стандарта. Ещв одним примером
служит программное обеспечение JPEG, используемое для отображения файла формата JPEG. Для человека
представление JPEG-файла в виде последовательности нулей и единиц является малоинформативным, однако
программное обеспечение, в которое «встроено» понимание стандарта JPEG, отображает биты в пиксели,
которые затем могут быть представлены в виде графического образа, воспринимаемого человеком (ИСО
14721:2012] (разработчик).
” Объект данных с контентной информацией — объект данных, который вместе с соответствующей
репрезентативной информацией образует контентную информацию (ИСО 14721:2012] (разработчик).
15