ГОСТР ИСО 13008—2015
выполнении конверсии или миграции. Следует иметь в виду, что между электронными документами и
объектами данных их компонентов могут существовать взаимосвязи типа «один к одному», «один ко
многим» и «многие к одному». Возможны следующие ситуации:
a)одному документу соответствует один объект данных (например, письмо может представлять
собой один электронный текстовый файл);
b
)одному документу соответствуют несколько объектов данных (примером может служить
содержащая текст и четыре графических изображения веб-страница, которая формируется на основе
пяти объектов данных);
c) несколько документов соответствуют одному объекту данных (если, например, объектом
данных является база данных, которая может содержать множество документов).
Подлежащий конверсии/миграции контент следует идентифицировать посредством описания
документов (включая сведения о диапазоне дат. происхождении и т.д.. а также об объектах данных и их
местоположении).
Пример1 — Документы,конверсию/миграциюкоторыхпредполагаетсяпровести,
представляют собой электронную переписку генерального директора за период с 1990 по 1995 г.
Каждый такой документ содержит текстовые элементы и приложения (в основном презентации).
Все объекты данных существуют в том или ином формате. Знание формата дает информацию о
структуре объекта данных, и оно необходимо для правильного отображения документа. Часто также
необходимо знать, что означают объекты данных (при условии их правильного отображения).
Следует собрать информацию о формате и значении объектов и добавить ее к их описанию.
Иногда формат объектов данных может быть установлен просто по имени программного
приложения, которое использовалось для их создания и хранения. Дополнительная описывающая
формат информация может потребоваться, например, в случаях, когда объекты данных:
- были созданы с использованием малораспространенных (например, разработанных своими
силами или устаревших) программных приложений;
- существуют в виде базы данных с полями определенного размера;
- имеют определенные функциональные или поведенческие аспекты (примером могут служить
веб-сайты и файлы систем автоматизированного проектирования).
Требуется также информация (т.е. метаданные), необходимая для понимания смысла всех
отображаемых объектов данных. Эта информация связана с пониманием самого объекта данных и
его взаимосвязей с другими объектам данных (если таковые имеются), вместе образующими полный
документ.
Пример 1(продолжение) — Генеральный директор для управления содержащимися в электронной почте
документами применял почтовое приложение Eudora версии 6.0. Почтовое приложение использовалось в
качестве документной системы, и. какследствие, установить дату получения или отправки присоединенных
файлов можно лишь единственным способом — через их взаимосвязь с сообщениями электронной почты.
Сообщения электронной почты, имеющие статус документов, снабжены классификационным кодом по
корпоративнойклассификационной схеме (номенклатуре дел) 1992 г.
Пример 2 — Для понимания базы демографических данных нужно иметь информацию о том, что
«1»
в
поле «пол» означает мужчину, а «2»
—
женщину.
Пример 3 — Для правильного отображения и восприятия веб-страницы требуется не просто
показать графическое изображение, но и показать его в определенном месте на странице, рядом с
определенным текстом (например, подрисуночной подписью).
Наконец, нужно собрать информацию, которая:
1)уникальным образом идентифицирует массив документов, отобранных для конверсии или
миграции;
2)отражает взаимосвязи подлежащих конверсии/миграции документов с прочими, связанными с
ними документами или потоками рабочих процессов:
3)описывает происхождение или источник объектов данных, все внесенные в них изменения, а
также сведения об их ответственных хранителях;
4)подтверждает или устанавливает целостность данных или описывает процессы верификации
объектов (например, электронные цифровые подписи или иные криптографические механизмы),
которые использовались или продолжают использоваться.
Пример 1 (окончание) — В базе данных со сведениями о процессах конверсии электронной
почтовой переписке генерального директора за 1990-1995 гг. присвоен индекс 2005-001. Связь
электронной переписки с другими документами организации установлена посредством деловой
классификационной схемы. До 1996 г. электронная почта поддерживалась на корпоративном сервере,
20