ГОСТР ИСО 13008—2015
4.3 Планирование конверсии и миграции
4.3.1Общие положения
В организации планирование конверсии и миграции документов относится к сфере управления
информацией. Как и при управлении более привычными активами (капиталом, сооружениями,
кадровыми ресурсами), следует разработать и утвердить политики и процедуры приобретения,
управления и вывода из эксплуатации информационных активов, которые должны исполняться,
документироваться и периодически проходить аудит на соответствие и эффективность. Руководители
организаций(и руководителиих служб информационных технологийи информационной
безопасности) должны знать, где и как создаются, управляются и хранятся их документальные
активы, и, соответственно, должны быть способны спланировать конверсию или миграцию и
подготовить ее деловое обоснование.
В конкретной организации в качестве реакции на перечисленные выше ситуации конверсия и
миграция могут выполняться и как разовые проекты, и регулярно как постоянный вид деятельности.
Тем не менее для эффективного обеспечения сохранности электронных документов конверсию и
миграцию необходимо проводить в рамках постоянно действующей, хорошо спланированной и
структурированнойпрограммы.Вовсехслучаяхжелательнопланировать,выполнятьи
контролировать процессы конверсии и миграции, продумывая свои действия наперед, выделяя на
них достаточно времени и ресурсов и в минимальной степени создавая неудобства для
заинтересованных сторон и их соответствующих деловых циклов и функций. Если же конверсию или
миграцию потребуется проводить в связи с незапланированными ситуациями (вызванными как
природными явлениями, так и деятельностью человека), то действовать, возможно, придется в
экстремальных и поэтому далеко не идеальных условиях, из-за чего эти процессы могут оказаться
более затратными и сильнее мешающими деловой деятельности.
4.3.2Менеджмент риска
С проведением конверсии или миграции электронных документов могут быть связаны
значительные затраты. В этой связи организация, исходя из уровня приемлемого для нее риска,
должна решить, нужно ли вообще выполнять конверсию или миграцию, и если да, то должна ли она
охватывать все документы или лишь некоторые. Следует провести анализ документов для
определения их важности для организации и рисков, связанных с их возможной утратой или порчей.
Одной из составных частей программы организации по управлению документами должны быть
экспертиза ценности документов в целях установления сроков их хранения и оценка связанных с
ними рисков. Обычно соответствующие решения документируются во внутренних нормативных
документах организации, регламентирующих порядок и сроки хранения документов.
Используемая организацией практика в области управления документами вытекает из
оперативных и иных потребностей и из отношения к рискам. Оперативные потребности (связанные,
например, с исполнением законодательно-нормативных требований, разработкой продуктов,
предоставлением доступа или с документированием финансовых транзакций) определяют стратегию и
масштабы предпринимаемых организацией усилий по обеспечению надежности и достоверности
документов. Оценка рисков и их смягчение используются наряду с другими методами как для
налаживания контроля со стороны руководства над деловой деятельностью, так и для установления
требований к ее документированию. Такие оценки рисков также могут быть использованы для
налаживания мер управления документами. Оценки рисков должны проводиться и для того, чтобы
установить на надлежащем уровне меры контроля со стороны руководства до начала осуществления
новых инициатив.
С точки зрения управления документами следует оценить два основных риска, связанных с
электронными документами:
1) оспаривание достоверности документов (например, в суде) вследствие проблем, с
которыми можно столкнуться на протяжении их жизненного цикла;
2) утрата документов, в том числе в результате потери доступа к документам или их
несанкционированного уничтожения.
Последствия измеряются по масштабам потерь, которые организация или ее клиенты могут
понести в случае, если достоверность документов не удастся подтвердить, или же в случае утраты
или несанкционированного уничтожения документов.
4.3.3Когда следует проводить конверсию или миграцию
Конверсию или миграцию документов необходимо осуществлять до того, как устареют
технологии и носители информации (такие, как дискеты, магнитные ленты, оптические CD- и DVD-
диски), от которых они зависят. В зависимости от таких факторов, как объем и требования
к доступности, может оказаться предпочтительным выполнение конверсии или миграции документов
сразу же. как только станет известна целевая (конечная) среда. Если ценность документов и/или
связанные с ними риски считаются достаточно малыми, то организация может предпочесть
5