ГОСТ РИСО 14005—2013
5.5 Документация
5.5.1 Основные положения
Документация является основным первоисточником для СЭМ организации. Этапы создания фонда
документации представлены ниже в виде 4-х шагов.
Ш аг 1
Ш а г 2
Ш а г 3
Ш а г
4
В рамках сферы примене
ния СЭМ признать необ
ходимость иметь актуали
зированную документа
цию
Установить, какая доку
ментациянеобходима
для обеспечения соот
ветствия СЭМтребо
ваниям ИСО 14001
Подготовить документа
цию и создать фонд нор
мативно-правовых актов,
стандартов и т.д.
Внедрить комплект доку
ментов в процессы функ
ционирования СЭМ
5.5.2 Шаг 1
Руководство организации должно признать, что документация помогает обеспечивать надежный кон троль
работ, представляющих риск для организации. Кроме того, руководство организации может проде
монстрировать. какие решения она приняла, на основании каком информации и при какихобстоятельствах,
на чем эти решения основаны, как и кем осуществлялисьлюбые требуемые действия, а также — подготов
ленность и компетентность исполнителей для выполнения этихдействий и документирования результатов.
Потребность вдокументации и форму, которую она принимает, зависят от условий конкретной органи зации.
Некоторыеорганизации, особенно малые и средние предприятия, могут иметьограниченные потреб ности
вдокументации, имея хорошо устоявшийся свой метод документирования деловых операций и ре
шений. связанных с улучшением состояния окружающей среды.
5.5.3 Шаг 2
Для тогочтобы СЭМ соответствовала требованиям ИСО 14001. необходимосделать описания проце
дур некоторых выполняем действий. Эти процедуры могут быть документированы или недокументирова
ны. что зависитот потребностей и установившейся практики организации. Те процедуры, которые организа ция
решаетдокументировать, могут быть представлены в разных видах, например, простыми изображени ями.
схемой последовательности операций, фотографиями, указателями или бумажными документами.
5.5.4 Шаг 3
При внедрении СЭМ полезно, но не обязательно, подготовить «Руководство» с изложением структу
ры СЭМ. Формат документа зависит от потребностей организации. Руководство по охране окружающей
среды не должно быть большим, не требуется, чтобы оно было на бумажном носителе. Становятся все
более распространенными электронные «Руководства», хранящиеся на внутренней сети организации. Од
нако важно, чтобы это «Руководство» соответствовало потребностям организации, актуализировалось, и
былодоступно, использовалось теми, кто участвует во внедрении СЭМ.
5.5.5 Шаг 4
После того, как комплект документов утвержден, необходимо применять на практике соответствую
щий уровень СЭМ.
5.6 Управление документацией
5.6.1 Основные положения
Грамотное управлениедокументацией имеет важное значениедля поддержания работоспособности
процессов функционирования СЭМ. Этапы управления документацией разделены на 4-е шага, представ
ленные ниже.
Ш аг 1
Ш а г 2
Ш а г 3
Ш аг
4
В рамках сферы примене
ния СЭМ признать необ
ходимость потребности в
управлениидокумента
цией
Разработать процедуру
управления документа
цией
Подготовить и реализо
вать алгоритмы управле
ния внутренней и внеш
ней документацией
Внедрить и поддерживать
в актуальном состоянии
процессы управления до
кументацией
5.6.2 Шаг 1
Организация должна признать, что управление своей документацией помогает обеспечить правиль
ные применение и хранение актуализированныхдокументов.
15