ГОСТ 12.0.230.2—2015
- все документы, утратившие силу, своевременно изымаются из всех мест выпуска и мест ис
пользования или иначе осуществляется защита от непреднамеренного их использования (например,
любыедокументы, утратившие силу и сохраненные для юридических и/или для информативных целей,
соответствующим образом идентифицированы).
4.5.4 Следует найти доказательства того, что организация установила и поддерживает в рабочем
состоянии процедуры, которые:
- обеспечивают, чтобы записи, содержащие сведения поохране труда, фиксирующие прошедшие
события и факты и ведущиеся в соответствии с потребностями организации, были идентифицированы
(установлены):
- позволяют определить связь (прослеживаемость) записей, содержащих сведения поохране тру
да. с видами деятельности, к которым они относятся (например, записи по подготовке персонала, за
писи по обслуживанию оборудования и т. л.);
- обеспечивают, чтобы записи по охране труда велись на местах, были четкими, сохранялись и
поддерживались в рабочем состоянии таким образом, чтобы они были пригодны для восстановления, а
кроме того были защищены от повреждения, порчи или утери;
- определяют (идентифицируют), устанавливают (утверждают) и протоколируют (регистрируют)
сроки хранения записей;
- обеспечивают доступность для работников записей, относящихся к производственной среде и
состоянию здоровья работников (с учетом требований конфиденциальности).
4.5.5 Необходимо проанализировать и сделать вывод относительно соответствия следующих за
писей по охране труда:
- записи, вытекающие из осуществления системного управления охраной труда;
- записи о связанных с работой травмах, ухудшениях здоровья, болезнях и инцидентах;
- записи, вытекающие из требований национального законодательства и нормативных докумен
тов по охране труда;
- записи данных о воздействиях вредных и/или опасных производственных факторов на работни
ков и наблюдений за производственной средой, за состоянием здоровья работников;
- записи по результатам текущего контроля и реагирующего мониторинга (см. 4.11).
В обязательном случае в организации должны вестись записи по подготовке персонала
(см. 4.4). результатам проверок (см. 4.13) и анализу эффективности системы управления руковод
ством (см. 4.14).
4.5.6 Следует провести оценку эффективности использования организацией записей по охране
труда, принимая во внимание следующие ключевые факторы:
- способы идентификации;
- накопление, сбор и фиксация данных, расположение записей в определенном порядке;
- сохранность записей и данных;
- поддержание и обслуживание;
- поиск;
- продолжительность хранения.
Кроме того, также должны быть проанализированы и оценены:
- обязанности, ответственность и полномочия по ведению записей в сфере охраны труда:
- конфиденциальность записей;
- выполнение законодательных требований по хранению записей;
- использование и поиск записей в электронном виде.
4.6 Оценка процедур передачи и обмена информацией
4.6.1 Следует найти доказательства выполнения в организации мероприятий и процедур по:
- получению, документированию и реагированию на внешние и внутренние сообщения, связан
ные с охраной труда, в том числе по получению, гарантированному рассмотрению и подготовке ответов
на запросы, идеи и предложения работников и их представителей по охране труда:
- обеспечению внутренней передачи и обмену информацией по охране труда (отчетов) между
соответствующими уровнями управления и функциональными структурами организации с целью во
влечения работников и их консультирования по вопросам охраны труда.
Необходимо также убедиться, что указанные выше мероприятия и процедуры должным образом
применяются, а при необходимости в них своевременно вносятся изменения.
8