ГОСТ Р 55681-20131SO.
t r
26122:2008
созданию и захвату документов и к управлению ими.
При проведении анализа рабочих процессов используются два метода:
a) функциональный;
b
) последовательный.
Прежде чем выбрать какой-либо из методов анализа либо их комбинацию, необходимо
определить цель проекта по проведению анализа рабочих процессов, его охват и масштабы, а также
организационный контекст анализируемой деятельности (анализ контекста, см. 5).
4.2Документационный аспект анализа рабочих процессов
Анализ рабочих процессов является основой, необходимой для следующих процессов,
используемых для создания, захвата и управления документами;
a) определение требований к документированию деловой функции или других наборов
процессов;
b
) разработка функциональных (основанных на деловых функциях) схем классификации с
целью идентификации, локализации и установления взаимосвязей между соответствующими
документами;
c)поддержание связи между документами и контекстом их создания,
d) разработка правил и соглашений наименования и индексирования для обеспечения и
поддержания идентификации документов во времени;
e) идентификация во времени владельцев документов;
f)установление для документов надлежащих сроков хранения и разработка указаний по
срокам хранения и действиям, выполняемым по их истечении
д) анализ управления рисками в контексте систем управления документами;
h) определение надлежащих мер безопасности для документов и установление прав
доступа и уровней безопасности.
4.3Охват и масштабы анализа рабочих процессов
Два метода анализа могут использоваться в различных сочетаниях, и их применение может
масштабироваться в зависимости от охвата решаемой задачи. Масштабы анализа могут
варьироваться в соответствии с поставленными задачами, которые могут быть различными - от
всеобъемлющего выявления и анализа всех деловых функций организации и до анализа на микро
уровне конкретного процесса в отдельном деловом подразделении. Масштаб и уровень детализации
будут зависеть от проведенной организацией оценки рисков и цели решаемой задачи в области
управления документами.
При функциональном анализе используется нисходящий аналитический метод, когда
исследование начинается с целей и стратегий организации и может спуститься на уровень анализа
транзакций. Данный метод анализ может применяться как для нескольких организаций (действующих в
рамках одной или нескольких юрисдикций) и несущих ответственность за деловую функцию, так и
3