ГОСТ Р 55681-20131SO.
t r
26122:2008
c)несколько взаимосвязанных процессов (набор процессов) в структурном подразделении
организации?
d) деловую функцию в целом, как она выполняется в рамках одной или нескольких
организаций?
e) функциональный анализ организации в целом?
4.4Участники рабочих процессов и проверка точности собранных сведений
Анализ рабочих процессов в интересах создания, захвата и управления документами является
вполне конкретным. Проводится описание и анализ процессов, происходящих в организации в
реальном времени, и качество анализа зависит от точности собираемой информации. Участники
рабочего процесса являются ключевым источником этой информации, а также играют важную роль
как лица, к которым можно обратиться, чтобы проверить точность собранных сведений.
Изучение роли участников в процессе (например, на основе должностных инструкций) также
облегчает анализ рабочих процессов. Характер их участия (например, советы и рекомендации,
авторизация, обработка, оценка, аудит) может указывать на этапы процесса, а также на точки, в
которой выполняются эти этапы.
Проверка точности собранных сведений имеет ключевое значение для успешного выполнения
анализа рабочих процессов, принятия результатов анализа и для сотрудничества в практической
реализации предложенных рекомендаций. Итог проверки зависит от подтверждения участниками
рабочих процессов того, что результаты анализа являются полными, точными и надежными.
4.5Ответственность
Руководитель организации несет ответственность за эффективность организации и за то. как
организация ведёт деловую деятельность и осуществляет свои рабочие процессы.
Ответственность за документы, создающиеся в ходе рабочих процессов, в первую очередь
несут руководители и менеджеры соответствующего уровня (manager), которым делегированы
оперативные полномочия и ответственность за осуществляемую деловую деятельность. Адекватное
документированиеимеетпервостепенноезначениедлявыполненияруководителямиих
обязанностей по обеспечению подотчетности, управлению рисками и мониторингу.
В обязанности в отношении документов, создающихся в ходе конкретного рабочего процесса,
входит документирование деловых правил, процедур и руководств, регламентирующих данный
процесс. Соответствующие руководители несут ответственность за ведение и обновление
документации по специфическим для деловых процессов деловым правилам и процедурам. В их
обязанности также входит введение процедур, обеспечивающих актуализацию результатов анализа в
случае существенных изменений в рабочих процессах.
Сотрудники организации в разные периоды времени выполняют различные роли и
обязанности. Изменение ролей и обязанностей следует отслеживать в качестве части
контекстуальной информации, необходимой для обеспечения того, чтобы документы, возникающие в
ходе выполняемых этими сотрудниками рабочих процессов, сохраняли свою значимость.
5