ГОСТ Р 55681-2013/1SO/TR 26122:2008
Введение
Все организации, независимо от их размера и характера их деловой деятельности,
существуют и действуют для достижения определенных целей и решения определенных задач.
Чтобы выполнить свои специфические задачи, каждая организация устанавливает и применяет
соответствующие рабочие процессы, вместе образующие деловую деятельность организации.
Каждая организация в ходе рабочих процессов создает документы. Эти документы являются
доказательствами, подтверждающими цели и задачи организации, её решения и действия. Чтобы
полностью понимать характер таких «деловых документов», необходимо понимать рабочие
процессы, в ходе которых эти документы были созданы. Понимание рабочих процессов также может
быть использовано для определения того, какие документы следует создать по ходу рабочих
процессов, и для управления этими документами во времени как активами организации.
Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами проводится с целью
определения требований к созданию, захвату и управлению документами. В его рамках описывается и
анализируется то, что происходит при выполнении определенных деловых функций в конкретном
деловом контексте. Такой анализ не может проводиться чисто абстрактно, и его результаты зависят
от точности собираемой информации и от основательного понимания контекста деятельности
организации и её миссии.
Настоящий стандарт предназначен:
для специалистов по управлению документами (либо лиц, которым в организации
поручено управление документами), ответственных за создание и управление документами как в
деловых системах, так и в специализированных программных приложениях для управления
документами;
для системных / бизнес-аналитиков, отвечающих за проектирование деловых процессов
и/или систем, в рамках которых будет осуществляться создание документов или управление ими.
Для целей настоящего стандарта, анализ рабочих процессов включает в себя:
a) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и их деловым контекстом;
b
) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и регламентирующими их
применение правилами (которые определяются соответствующей нормативно-правовой средой):
c)иерархическую декомпозицию рабочих процессов на компоненты или составные части: а
также
d)выявление взаимосвязей (sequential interdependence) между отдельными рабочими
процессами и/или отдельными транзакциями, в т.ч. их последовательности.
Анализ рабочих процессов в интересах создания документов и управления ими позволяет:
обеспечить четкое выявление требований к созданию документов, способствуя
автоматизации захвата и управления документами по мере выполнения работ; а также
-определить следующие из делового контекста взаимосвязи между документами,
способствуя их логической организации и группировке и тем самым обеспечивая, на основе знаний о
деловой деятельности, четкое документирование рабочих процессов, а также упрощая поиск,
хранение в течение установленных сроков и уничтожение документов либо их передачу на архивное
хранение.
V