ГОСТ Р 8.824—2013
4.13 Записи
4.13.1 Общие положения
4.13.1.1 Изготовитель стандартных образцов должен установить и поддерживать процедуры
идентификации, сбора, индексации, доступа, хранения, сохранения иуничтожения записей по качеству
и технических записей.
а) Записи по качеству
Записи по качеству — это записи, дающие объективное свидетельство степени выполнения тре
бований к качеству или эффективности функционирования системы менеджмента. Они включают акты
внутреннего аудита и отчеты об анализе со стороны руководства, а также записи о корректирующих и
предупреждающихдействиях.
б) Технические записи
Технические записи — это накопленные данные и информация, получаемые в результате прове
дения процедур испытаний материала и (в случае необходимости) калибровки и демонстрирующие
достигнутые показатели качества или процесса. Они включаютформы, контракты, техническиеинструк
ции, журналы регистрации выполненной работы, контрольные листки, контрольные карты/графики,
отчеты/сертификаты калибровок, а такжедокументы, отчеты исертификаты1>.высылаемыезаказчикам.
Изготовитель стандартных образцов должен быть уверен, что он записал такую информацию,
которая может потребоваться в будущей спорной ситуации.
4.13.1.2 Все записи должны быть разборчивыми и должны храниться и сохраняться таким обра
зом. чтобы их можно было легко найти, в помещениях с подходящими условиями, предотвращающими
их разрушение, загрязнение или потерю. Следует устанавливать и документировать срок хранения
записей в соответствии с требованиями законодательного органа, органа по аккредитации или
заказчика.
Записи могут быть сделаны на носителе любого типа. как. например, бумажный или электронный
носитель.
4.13.1.3 При обнаружении ошибки в записях, каждаяошибка зачеркивается, а невымарывается и
не делается неразборчивой, и рядом вносятся правильные сведения. Все такие изменения в записях
должны быть подписаны лицом, сделавшим исправление, или должны быть поставлены его инициалы.
Вслучае хранения записей электронным способом, необходимопринять адекватные меры для предот
вращения потери или изменения исходной информации.
4.13.1.4 Все записи должны бытьзащищены и, при необходимости, конфиденциальны.
4.13.1.5 Изготовитель стандартных образцов всегда должен иметь процедуры для защиты запи
сейнаэлектронных носителяхи предотвращениянесанкционированныхдоступа кэтимданным или вне
сения в нихизменений.
4.13.2 Записи и отчеты
Изготовитель стандартныхобразцов должен установить и поддерживать систему записей, подхо
дящую его конкретным обстоятельствам и отвечающую любым применимым нормам.
Изготовитель стандартных образцов должен предусмотреть наблюдения за всеми отдельными
измерениями, соответствующие расчеты ипроизводныеданные (например, статистическую обработку
ибюджет неопределенности), записи по калибровке иотчеты о приготовлении материала. Всеэти запи си
следуетсохранятьв течениеустановленного периода, после которого обращение к ним прекратится,
учитывая срок, в течение которого стандартный образец остается действующим. Результаты каждых
калибровки и измерения (или их серий), проводимых изготовителем стандартных образцов должны
представляться в соответствии с ИСО/МЭК17025.
4.13.2 относится к внутренним отчетам изготовителя стандартных образцов и не должен рас
пространяться на сертификат1»или отчет об аттестации, которые прилагаются кстандартному образцу,
поставляемому заказчику.
’’ В соответствии сГОСТ Р 8.691—2010 « Государственная система обеспечения единства измерений. Стан
дартные образцы материалов (веществ). Содержание паспортов и этикеток» и ГОСТ 8.315—97 «Государственная
система обеспечения единства измерений. Стандартные образцы состава и свойств веществ и материалов. Основ
ные положения* сопроводительный документ стандартного образца утвержденного типа называется «паспортом
стандартного образца».
11