ГОСТ Р 8.824—2013
4.3 Управление документацией и информацией
4.3.1 Общие положения
Изготовитель стандартных образцов должен установить и поддерживать процедуры управления
всеми документами {каквнутренними, так ииз внешних источников) идругой информацией, составляю
щей часть его системы менеджмента. Это могут быть документы внешнего происхождения, такие, как
стандарты, руководства, методики испытания материала и/или калибровки, а также технические зада
ния (условия), инструкции и пособия, относящиеся к стандартному образцу, находящемуся в процессе
производства.
П р и м е ч а н и е — 8 этом контексте под «документом» подразумевается любая информация или инструк
ция. включая заявления о политике, пособия, процедуры, технические задания (условия), калибровочные таблицы,
карты, программное обеспечение и т. д. Эта информация может быть записана на различных носителях, как на бу
мажных. так и электронных, в цифровой, аналоговой, фотографической или письменной форме.
4.3.2 Утверждение и выпуск документов
4.3.2.1 Все документы, выпущенные для персонала как часть системы менеджмента, подлежат
управлению, включающему анализ и утверждение имеющим соответствующие полномочия персона
лом перед их выпуском. Следует составить базовый перечень основных документов или аналогичный
документ, определяющий состояние пересмотра документов в системе менеджмента, и этот перечень
должен быть легко доступным для предотвращения использования недействительных и/или устарев
шихдокументов.
4.3.2.2 Принятые процедуры должны также обеспечивать:
a) доступность действующих изданий соответствующих документов во всех помещениях, где
выполняются операции, важныедля эффективного производства стандартных образцов;
b
) периодический пересмотр документов и, при необходимости — их переработку для обеспече
ния постоянногосоответствиядействующим требованиям;
c) своевременноеизъятиенедействительныхили устаревшихдокументовизвсехместихвыпуска
или использования или гарантирование иным способом от ихслучайного использования:
d) надлежащую маркировкуустаревшихдокументов, сохраняющихсядля целей информации.
4.3.2.3 Документы по системе менеджмента, имеющиеся у изготовителя стандартных образцов,
должны быть однозначно идентифицированы. Такая идентификация должна включать дату выпуска
и/или номер пересмотра, нумерацию страниц, указание общегочисла страниц или отметку для обозна
чения конца документа и органа, выпускающегодокумент.
4.3.3 Внесение изменений в документы
4.3.3.1 Изменения к документам должны быть рассмотрены и одобрены назначенным для этого
персоналом, который первоначально рассматривал и утверждал эти документы, если для какого-либо
конкретного случая не принятодругое решение. Назначенный персоналдолжен иметьдоступ к необхо
димой исходной информации, котораядолжна служить основойдля рассмотрения иодобрения.
4.3.3.2 Там. где это целесообразно, характер изменения должен быть указан в документе или в
соответствующих приложениях.
4.3.3.3 Если система управлениядокументацией изготовителя стандартных образцов позволяет
вноситьизменения вдокументы от руки до их повторноговыпуска, необходимоопределить процедуры и
полномочия для внесения таких изменений. Изменения, внесенные в документы от руки, должны быть
разборчиво промаркированы, подписаны идатированы. Переработанный документ должен быть офи
циально переиздан в возможно короткийсрок.
4.3.3.4 Необходимо установить процедуры, описывающие как вносить изменения в документы,
хранящиеся в компьютеризированных системах и осуществлять их контроль.
4.4Рассмотрение запросов, тендеров и контрактов
4.4.1Каждые запрос, тендер или контракт, касающиеся производства стандартных образцов,
должны анализироваться в соответствии с политикой и процедурами, установленными изготовителем
стандартных образцов стем. чтобы:
a) требования заказчика были адекватноопределены, документированы и поняты;
b
) изготовительстандартного образца имел возможности и ресурсы выполнитьэти требования;
c) при заключенииконтрактовбылирешенылюбые противоречиямеждутребованиями контракта,
заказа или тендера кудовлетворению изготовителя стандартныхобразцов и заказчика.
7