ГОСТ Р ИСО 30301—2014
При создании СМ3 для одного или нескольких конкретных функциональных подразделений в
рамках группы организаций, область применения СМ3 должна включать взаимоотношения между
субъектами и роль каждого субъекта.
В том случае, когда организация передает стороннему исполнителю любой процесс, влияющий
на соответствие требованиям к СМ3, организация должна обеспечить контроль за такими
процессами. Управление исполнителями и процессами, переданными сторонним исполнителям,
должно быть определено в рамках области применения СМ3.
5 Лидирующая роль руководства
5.1 Обязательства руководства
Высшее руководство должно демонстрировать свои обязательства путем:
- обеспечения совместимости СМ3 со стратегическим направлением организации;
• включения требований к СМ3 в бизнес-процессы организации;
- предоставления ресурсов для создания, внедрения, поддержания в работоспособном
состоянии и постоянного улучшения СМ3;
- информирования о значимости результативной СМ3 и выполнения требований к СМ3:
- обеспечения достижения СМ3 намеченных результатов;
- направления и поддержки постоянного совершенствования.
П р и м е ч а н и е — Ссылка на "бизнес- в настоящем стандарте имеет широкое толкование и означает
тудеятельность, которая является ключевой для обеспечения существования организации.
5.2 Политика
Высшее руководство должно разрабатывать политику ведения записей. Такая политика должна:
• соответствовать целям организации;
- обеспечивать основу для установления целей управления записями;
- включать обязательство по выполнению действующих требований:
- доводиться до сведения всех работников организации;
• предоставляться заинтересованным сторонам по мере необходимости.
Организация должна сохранять документально оформленную информацию о политике ведения
записей.
Политика ведения записей должна включать стратегические планы высшего уровня в
отношении создания и управления достоверными, надежными и пригодными для использования
записями, способными обеспечивать выполнение функций и операций организации и защищать
целостность этих записей до тех пор, пока они могут потребоваться.
Организация должна обеспечивать доведение политики ведения записей до всех уровней
организации и внедрение ее на всех уровнях, а также доведение ее до сведения всех субъектов или
лиц (таких как партнеры или подрядчики), работающих с ней или действующих от ее лица.
5.3 Функции, обязанности и полномочия организации
5.3.1 Общие положения
Высшее руководство должно обеспечить определение, распределение и доведение до всех
работников организации, а также до субъектов или отдельных лиц, взаимодействующих с
организацией или действующих от ее имени, функций, обязанностей и полномочий, связанных с
менеджментом записей.
Обязанности должны распределяться соответствующим образом среди всего персонала в
соответствующих подразделениях и на соответствующих уровнях в рамках организации, в частности,
среди высшего руководства, руководителей программ, специалистов по ведению записей,
специалистов по информационным технологиям, системных администраторов и всех других в
соответствии со своими обязанностями, которые формируют записи и управляют ими как частью
своей работы.
Лидирующая роль во внедрении СМ3 должна принадлежать конкретному представителю
высшего руководства. В тех случаях, когда этого требуют масштабы и сложность организации, а
также ее процессы управления записями, конкретная роль должна быть отведена представителю
руководства по работе с записями, имеющему специальную подготовку и компетентность.
Распределение обязанностей и их взаимосвязи должны быть документированы.
3