ГОСТР ИСО 30301—2014
Понимание внешней среды организации включает в себя помимо прочего:
a) понимание социальных и культурных, правовых, нормативных, финансовых, научно-
технических, экономических, природных и конкурентных условий, будь то международные,
национальные, региональные или местные:
b
) понимание ключевых движущих сил и тенденций, которые могут оказывать влияние на цели
организации;
c) понимание взаимосвязей с внешними заинтересованными сторонами и восприятие их
ценностей и ожиданий.
Понимание внутренней среды организации включает в себя помимо прочего:
1) методы корпоративного управления, организационную структуру, функции и обязанности;
2) политику, цели, задачи и стратегии, реально действующие и требующие реализации и
достижения;
3) возможности с точки зрения ресурсов и знаний (например, капитал, время, персонал,
процессы, системы и технологии);
4) информационные системы, информационные потоки и процессы принятия решений (как
официальные, таки неофициальные);
5) взаимосвязи с внутренними заинтересованными сторонами, восприятие ими ценностей и
культуры организации;
6) стандарты, руководящие положения и модели, принятые в организации;
7) форма и масштабы договорных взаимоотношений.
4.2 Бизнес-требования, законодательные и другие требования
При установлении и пересмотре своих целей в области ведения записей организация должна
принимать во внимание бизнес-требования, законодательные, нормативные и другие требования,
относящиеся к формированию записей и управлению ими.
Организация должна оценивать и документировать бизнес-требования, законодательные,
нормативные и другие требования, влияющие на ее деятельность, которую она должна выполнять и
для выполнения которой требуется свидетельство соответствия.
Бизнес-требования включают все требования к должному выполнению работ или деятельности
организации. Требования возникают в связи с текущими показателями деятельности, будущими
планами и развитием, управлением рисками и планированием устойчивости функционирования
организации.
Законодательные требования включают требования, относящиеся к формированию и ведению
записей. Источниками законодательных требований являются:
a) статутное и прецедентное право, включая законы и регламенты, определяющие отраслевую и
общую деловую среду;
b
) законы и регламенты, относящиеся непосредственно к свидетельствам, записям и архивам,
доступу, конфиденциальности, защите данных и информации, а также к электронной торговле;
c) конституционно-правовой статус организаций, уставы или соглашения, стороной в которых
является организация;
d) условия договоров и других инструментов, которые организация юридически обязана
выполнять.
К другим требованиям относятся неузаконенные добровольные обязательства, которые на себя
принимает организация:
- добровольные кодексы лучшей практики;
- добровольные кодексы поведения и корпоративной этики;
- идентифицируемые ожидания сообщества относительно того, что является допустимым
поведением для определенной отрасли или организации, включая надлежащее управление, должный
контроль за мошенническим или злонамеренным поведением и прозрачность принятия решений.
4.3 Определение области применения системы менеджмента записей
Организация должна определить и документировать область применения своей системы
менеджмента записей.
Область применения СМ3 может охватывать всю организацию, конкретные функциональные
подразделенияорганизации,конкретныеучасткиорганизацииилиодно,илинесколько
функциональных подразделений в рамках группы организаций.
2