ГОСТ Р ИСО 30301—2014
a) Проведение анализа рабочих процессов с целью определения требований к формированию и
управлению записей в отношении непрерывных процессов и удовлетворения интересов участвующих
сторон, включая отчетность (см. ИСО/ТО 26122).
b
) Оценивание рисков, которые могут возникнуть в связи с невозможностью контролировать
подлинные, достоверные и пригодные для использования записи о бизнес-процессах организации:
1) для оценки уровней рисков;
2) определенияприемлемостирисковнаосновеустановленныхкритериевили
необходимости управления рисками;
3) выявления и оценивания возможностей управления рисками.
c) Определение процессов (см. Приложение А. касающееся процессов управления записями,
которые должна использовать организация), способствующих формированию и управлению
записями, и порядка их реализации в системах, а также выбор технических средств, подлежащих
использованию.
1) Формирование:
i) установление того, какие записи, когда и как должны быть сформированы и обобщены
для каждого бизнес-процесса;
м) определение контентной, контекстной и управляющей информации (метаданных),
которая должна быть включена в записи:
Ш) принятие решения о том. в какой форме и структуре должны формироваться и
накапливаться записи;
iv) определение подходящих методов формирования и накапливания записей.
2) Управление:
i) определениетого,какаяуправляющаяинформация(метаданные)должна
формироваться на основании процессов управления записями и как она будет связана с
записями и контролироваться с течением времени;
ii) установление правил и условий использования записей с течением времени;
iii) обеспечение пригодности использования записей с течением времени;
iv) установление порядка санкционированного изъятия записей из обращения:
v) установление условий, которые должны применяться для ведения и поддержания в
рабочем состоянии систем менеджмента записями.
Для достижения этих целей должны применяться процессы и средства управления,
приведенные в Приложении А. с учетом ресурсов организации, бизнес-среды и выявленных рисков, а
также нормативной и социальной среды.
8.3 Внедрение систем записей
Организация должна осуществлять следующие действия:
a) внедрять процессы записей в системах записей для достижения установленных целей;
b
) проводить регулярный мониторинг за результативностью функционирования систем записей
на основании бизнес-требований и целей ведения записей;
c) регулировать функционирование систем записей.
П р и м е ч а н и е — В условиях электронного обмена данными (например, при администрировании, в
государственном и корпоративном управлении, торговле) процессы управления записями будут в большей степени
автоматизироваться и обеспечиваться автоматизированными системами ведения записей. Существуют
процессуальные нормы определения функциональных требований. Автоматизированные системы ведения записей
должны соответствовать функциональным требованиям, совместимым с требованиями настоящего стандарта.
9 Оценка результативности деятельности
9.1 Мониторинг, измерение, анализ и оценивание
9.1.1 Организация должна определять:
- что подлежит измерению и мониторингу;
• методы проведения мониторинга, измерения, анализа и оценивания, исходя из реальной
ситуации, для получения обоснованных результатов;
- когда должны проводиться мониторинг и измерение:
• когда должен проводиться анализ результатов мониторинга и измерения.
9.1.2 Организация должна оценивать результативность процессов и систем записей и
результативность СМ3.
7