ГОСТР ИСО 30301—2014
5.3.2 Обязанности руководства
Из состава высшего руководства должен быть назначен конкретный представитель, который,
независимо от других обязанностей, должен нести ответственность за:
a) принятие мер по формированию, внедрению и поддержанию в должном состоянии в
соответствии с требованиями настоящего стандарта:
b
) содействие осведомленности о СМ3 по всей организации:
c) должное распределение функций и обязанностей, определенных в СМ3, и обеспечение
компетентности персонала, выполняющего эти функции.
П р и м е ч а н и е— В зависимости от сложности структуры организации обязанности могут
предоставляться конкретномудолжностномулицуили группелиц.
5.3.3 Оперативные обязанности
Высшее руководство организации должно назначить конкретного представителя руководства по
работе с записями, который должен выполнять определенную роль, иметь определенные
обязанности и полномочия, в том числе:
a) внедрение СМ3 на оперативном уровне;
b
) представление отчетов высшему руководству по результативности СМ3 для проведения
анализа, включая рекомендации по совершенствованию:
c) установление связей с внешними сторонами по вопросам, касающимся СМ3.
П р и м е ч а н и е — Функции представителя руководства и представителя оперативного отдела по
работе с записями могут выполняться одним и тем же лицом илигруппой лиц.
6 Планирование
6.1 Меры по изучению рисков и возможностей
Организация должна анализировать вопросы, приведенные в 4.1, и требования, приведенные в
4.2, и определять риски и возможности, которые должны быть изучены, с целью:
a) обеспечения достижения СМ3 намеченных результатов;
b
) предотвращения нежелательных последствий:
c) реализации возможностей для совершенствования.
Организация должна оценивать потребность в планировании мер по изучению таких рисков и
возможностей и в соответствующих случаях:
• включать и реализовывать эти меры в процессах СМ3 (см. 8.1);
- обеспечивать наличие информации для оценивания результативности таких мер (см. 9.1).
6.2 Цели управления записями и планы по их достижению
Высшее руководство должно обеспечивать установление целей управления записями и
доведение их до сведения соответствующих функциональных подразделений и уровней в рамках
организации.
Цели управления записями должны:
a) соответствовать политике ведения записей;
b
) быть измеримыми (при наличии возможности);
c) принимать во внимание действующие требования:
d) подвергаться мониторингу и актуализации по мере необходимости.
Целиуправления записямидолжны определяться на основе анализа деятельности
организации. Они должны определять участки, на которых в наибольшей степени возможно
применение законодательства, регламентов, других стандартов и оптимальных методов для
формирования записей, относящихся к деятельности организации.
Целиуправления записямидолжны учитывать масштабы организации, характер ее
деятельности, ее продукцию и услуги, а также местоположение, правовую/административную систему
и культурную среду, в которой она функционирует.
Организация должна сохранять документально оформленную информацию, касающуюся целей
управления записями.
Для достижения своих целей управления записями организация должна определить:
- кто будет нести ответственность:
- какие шаги будут предприняты;
- какие ресурсы потребуются;
4