ГОСТР ИСО 30301—2014
Введение
Успех функционирования организации в существенной степени зависит от внедрения и
поддержания в работоспособном состоянии системы менеджмента, которая предназначена для
постоянного улучшения эффективности деятельности и одновременного удовлетворения нужд всех
заинтересованных сторон. Системы менеджмента основаны на методологиях, помогающих в
принятии решений и в управлении ресурсами для достижения целей организации.
Формирование и ведение записей являются неотъемлемой частью деятельности, процессов и
систем любой организации. Они обеспечивают эффективность деятельности, возможность ведения
учета, менеджмент рисков и устойчивость функционирования организации. Они также дают
возможность организациям извлекать выгоду из ценности своих информационных ресурсов как
производственных, коммерческих и интеллектуальных активов и содействовать сохранению
коллективной памяти в условиях глобальной и цифровой среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют возможность высшему руководству
применять системный и надежный подход к управлению организацией в условиях, стимулирующих
надежную деловую практику.
Стандарты на системы менеджмента записей, разрабатываемые ИСО/ТК 46/ПК 11. призваны
помогать организациям всех видов и масштабов или группам организаций, осуществляющих
совместную предпринимательскую деятельность, во внедрении, использовании и совершенствовании
результативных систем менеджмента записей (далее — СМ3). СМ3 направляет и контролирует
организацию с целью выработки политики и определения задач, связанных с ведением записей, и
решения этих задач. Это осуществляется за счет использования:
a) строго определенных функций и обязанностей;
b
) систематизированных процессов;
c ) измерений и оценивания;
d) анализа и совершенствования.
Осуществление политики ведения записей и решение задач, полностью основанных на
требованиях организации,будут способствовать формированию достоверной и надежной
информации и получению подтверждений о предпринимательской деятельности, ведению такой
информации и предоставлению ее тем. кто в ней нуждается, в течение необходимого периода
времени. Успешная реализация надежной политики ведения записей и решение соответствующих
задач способствуют формированию записей и созданию систем управления записями, отвечающих
всем целям организации.
Внедрение СМ3 в организации также гарантирует прозрачность и прослеживаемость решений,
принимаемых ответственными руководителями, и осознание общественных интересов.
Стандарты на СМ3 разрабатываются ИСО/ТК 46/ПК 11 в рамках стандартов на системы
менеджмента (ССМ) для обеспечения совместимости с другими ССМ и использования общих
элементов и методологии. ИСО 15489 и другие международные стандарты и технические отчеты,
также разработанные ИСО/ТК 46/ПК 11, служат основными инструментами проектирования,
внедрения, мониторинга и совершенствования документооборота и управления записями,
осуществляемых в рамках СМ3, когда организации принимают решение о внедрении методологии
ССМ.
П р и м е ч а н и е— ИСО 15489 является основополагающим стандартом, систематизирующим
оптимальные методы ведения записей.
На Рисунке 1 показана структура стандартов на СМ3, разрабатываемых ИСО/ТК 46/ПК 11,
которые либо уже опубликованы, либо находятся в стадии подготовки.
Эти стандарты предназначены для использования:
• высшим руководством, принимающим решения о формировании и внедрении систем
менеджмента в рамках своей организации;
• персоналом, отвечающим за внедрение СМ3, в частности, специалистами по менеджменту
рисков,аудитам,документообороту,информационнымтехнологиямиинформационной
безопасности.
СМ3 определяет требования и ожидания заинтересованных сторон (потребителей и основных
участников) к ведению записей и путем использования необходимых процессов формирует записи,
удовлетворяющие этим требованиям и ожиданиям.
На Рисунке 2 показаны структура СМ3 и связи с потребителями и основными партнерами.
IV