ГОСТР ИСО 30301—2014
Приложение А
(обязательное)
Процессы и средства управления
Настоящее приложение дает представление о процессах и средствах управления записями,
которые должны быть реализованы. Реализация может осуществляться дифференцировано в
соответствии с характеристиками организации. Решение о неприменении какого-либо процесса
должно быть обосновано (например, организация может решить не применять процесс А.2.4.3
«Передача», приведенный в Таблице А.1, поскольку не планируется передача ее записей другой
организации).
Процессы и средства управления записями были сгруппированы и пронумерованы в
Таблице А.1 согласно целям, приведенным в 8.2, перечисление с) 1) «Формирование» и 8.2,
перечисление с) 2) «Управление». По каждому процессу управления записями предлагается одно или
несколько средств управления.
Т а б л и ц а
А1 — Процессы и средства управления записями
П роцесс управленияС редства управления
А.1
Формирование
А.1.1Определение того, какие записи, когда и как должны быть сформированы и обобщены для
каждого бизнес-процесса
А.1.1.1
Определение
потребности в
информации
Все операционные, отчетные, аудиторские и прочие потребности
участвующих сторон в информации (обобщенной в качестве записей с
соответствующими метаданными) о процессах организации должны
систематически выявляться и документироваться
А.1.1.2
Определение
требований
Требования к формированию, обобщению и менеджменту записей и
решения не накапливать записи для конкретных процессов должны
определяться на основании бизнес-требований, законодательных и
иных требований, документально оформленных и санкционированных
А.1.1.3
Формирование
достоверных записей
Записи должны формироваться на момент (или вскоре после)
транзакции или особой ситуации, к которой они относятся частными
лицами, обладающими непосредственным знанием фактов или
средствами,повседневноиспользуемымиорганизациейдля
проведения транзакции
А.1.1.4
Определение сроков
хранения
Должна быть разработана процедура для определения сроков
хранения записей согласно требованиям каждого рабочего процесса
А.1.1.5
Разработка графика
изъятия из обращения
Решения относительно сохранения и изъятия записей из
обращения, основанные на бизнес-требованиях, законодательных и
иных требованиях, должны быть документально оформлены в
графике изъятия из обращения
А.1.1.6Определение методов
интегрированного
обобщения
Должны быть выбраны и документированы методы интеграции
обобщенных записей с бизнес-процессами
А.1.2Определение контентной, контекстной и управляющей информации (метаданных), которая
подлежит включению в записи
А.1.2.1
Идентификация
контекстуальной и
описательной
информации
Должна быть определена и документирована как часть требований
к записям информация, необходимая для идентификации записей
каждого рабочего процесса, включая идентификацию подразделения
организации, ответственного за эти записи и рабочие процессы
А.1.2.2
Идентификация точек
извлечения информации
Точки,в которых происходит извлечение контекстуальной
информации или ее добавление в записи, а также источники такой
информации должны быть идентифицированы в процедурах по
каждому рабочему процессу
10