ГОСТР ИСО 30301—2014
7.5 Документация
7.5.1 Общие положения
Организация должна документировать свою СМ3. Это включает наличие санкционированных
заявлений:
a) об области применения СМ3;
b
) о политике и целях;
c) о взаимозависимости и взаимосвязях между СМ3 и другими системами менеджмента
организации или между организациями;
d) о документированных процедурах согласно требованиям настоящего стандарта;
e) одокументации,которуюорганизациясчитаетнеобходимойдляобеспечения
результативного планирования, функционирования и управления процессами.
П р и м е ч а н и я
1 Термин «документированная процедура», который встречается в настоящем стандарте, означает, что
процедура была разработана, документирована, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.
2 Объем документации СМ3 может отличаться в зависимости от организации вследствие:
- масштабов организации и видов деятельности, которой она занимается;
- границ и сложности внедренных и реализуемых процессов управления записями и систем учетных
документов, в том числе в тех случаях, когда в предпринимательской деятельности участвуют несколько
организаций.
7.5.2 Управление документацией
Необходимо управлять документацией, которая требуется для функционирования СМ3.
Документированная процедура должна определять средства управления, необходимые для:
a) одобрения документации на предмет адекватности до ее выпуска;
b
) анализа, актуализации и повторного утверждения документации;
c) обеспечения идентификации изменений и текущего статуса пересмотра документации;
d) обеспечения наличия в местах использования соответствующих версий действующих
документов;
e) обеспечения удобочитаемости и идентифицируемости документации;
f) обеспечения идентификации документации внешнего происхождения и управления ее
распространением;
д) предотвращениянепреднамеренногоиспользованияустаревшейдокументациии
идентификации ее как таковой, если она будет использоваться в каких-либо целях.
К документации СМ3 относят записи, ведение которых осуществляется в системе записей.
Процедуры формирования и управления документацией СМ3 должны соответствовать общим
процедурам формирования и ведения записей (см. 8.2. перечисление с).
8 Функционирование
8.1 Оперативное планирование и контроль
Организация должна определять, планировать и контролировать те процессы, которые
необходимы для рассмотрения рисков и возможностей, определяемых в 6.1, и удовлетворения
требований, установленных в 6.1, путем:
• установления критериев для этих процессов;
• осуществления управления этими процессами в соответствии с заданными критериями;
• сохранения документально оформленной информации для подтверждения того, что процессы
реализуются, как запланировано.
Организациядолжнаконтролироватьзапланированныеизмененияианализировать
последствия непредусмотренных изменений, принимая меры по снижению любых отрицательных
эффектов по мере необходимости.
Организация должна управлять процессами, которые отданы на субподряд или выполняются
сторонними организациями.
8.2 Проектирование процессов менеджмента записями
Для создания СМ3 организация должна спроектировать процессы менеджмента записями в
соответствии со следующим планом.
6