ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
Ни метаданные, образующиеся в момент ввода документа, ни метаданные процесса, относящие
ся к метаданным об управлении документами, не могут существовать в изоляции. Следовательно, не
обходимо рассматривать создание и ввод метаданных об управлении документами в рамках более
широкого контекста для обеспечения гарантии установления соответствующих связей и отношений с
целью избежания дублирования или излишнего производства метаданных.
7.2 Метаданные для деловых операций, проводимых в электронной форме
Метаданные помогают осуществлятьделовые операции в электронной форме, включая электрон
ную коммерцию и электронное управление. Могут быть введены метаданные обо всех стадиях процес
сов деловых операций, проводимых в электронной форме. Сюда включают данные о местонахождении
изделий, службы, поставщика и клиента, соглашения о сроках и условияхделовых операций, электрон
но-цифровые подписи и сам процесс заключения сделок. Эти метаданные обеспечивают информацию
о деловом контексте и, таким образом, могут частично совпадать с контекстуальными метаданными
(см. 9.2.1), а также со структурными метаданными (см. 9.2.1). метаданными безопасности (см. 9.2.4) и
метаданными доступа (см. 9.2.3).
7.3 Метаданные для обеспечения сохранности
Обеспечение сохранности и доступа к информации, особенно созданной в цифровой фор
ме, — это проблема документоведческих, библиотечных и архивных сообществ. Информационная тех
нология относительно изменчива по сравнению с традиционной бумажной технологией изготовления
документов. Поэтомудля решения проблем, связанныхс постоянными изменениямитехнологии, требу
ются дополнительные технические метаданные. Для обеспечения сохранности необходимы дополни
тельные структурные метаданные и метаданные о хранении (см. 9.2.1), а также некоторые метаданные
о процессах управлениядокументами (см. 9.6). Сюда включаются метаданные о процессах управления
документами, связанные с доступом и безопасностью, передачей, конверсией и миграцией документов
для обеспечения не только доступности документов, а также и их подлинности, надежности,
примени мости и целостности в течение длительного времени.
7.4 Метаданные для описания ресурса
Одной из первоочередных областей использования метаданных является описание ресурсов.
Этими ресурсами могут быть книги, журналы, видеофильмы, документы, изображения и артефакты.
Сюда также включают документы, переданные на архивное хранение. Метаданные необходимы для
идентификации ресурсов и могут включать в себя название, создателя (создателей), дату (даты), уни
кальный идентификатор, сведения оботношении кдругим ресурсам (например, положение в серии) иих
параметры (например, размер или длина). Некоторые из этих элементов метаданных также использу
ются в контексте управления документами. Они сходны и могут совмещаться с элементами первичных
метаданных, созданных в момент ввода документа, фиксирующих содержание документа. Однако на
бор описательных метаданных об управлении документами и применяемых для архивных целей обыч но
шире, чем стандартный наборописательных метаданных, и может включатьв себядругие элементы,
такие как, например, контекстуальные метаданные (см. 9.2.1).
Существует тесная связь между указанным выше типом метаданных и архивным описанием.
Архивные учреждения используют метаданные для описания архивных документов с целью обеспече
ния их сохранности, размещения их в административном контексте и контексте управления документа ми,
а также для обеспечения их использования и управления. Таким образом, существующие
стандарты по архивному описанию, а именно ISAD/G и ISAAR (CPF)1», взаимосвязаны с метаданными об
управлении документами, поскольку оба направления связаны с документированием процессов де
лового контента и управления. Архивное управление, включая архивное описание, является дополни
тельной и продолжительной деятельностью для тех документов, которые идентифицированы как
имеющие архивную ценность. Таким образом, рекомендуется создавать и использовать функциональ
ные возможности систем для миграции метаданных между системами управления документов и систе
мами управления архивами организации.
" ISAD/G и ISAAR (CPF) являются стандартами, выпущенными Международным советом по архивам (ICA.
www.lca.org)
. 1SAD/G — Международный стандарт по архивному описанию (Общие принципы), обеспечивающий
руководящие указания для описания документов и их совокупностей. ISAAR (CPF) — Международный стандарт по
архивным документам органов власти (корпорации, отдельные личности, семьи), предусматривающий руководя
щие указания для описания организаций-фондообразоаателей. (Международный стандартный эталонный архив
ный документ. Стандартная запись свидетельства об архивном органе).
5