ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
a) деловых потребностей:
b
) нормативной среды;
c) рисков, которым подвержены деловые операции.
Эта оценка может идентифицировать, какие типы метаданных необходимо применять в различ
ных направленияхдеятельности организации, в зависимости от степени риска или потребностей дело
вых операций.
Существуют различные перспективы использования метаданных об управлении документами, ко
торые могут сосуществовать. Они включают в себя:
1) деловую перспективу, в которой метаданныеоб управлениидокументами поддерживаютдело-
вые процессы:
2) перспективу управления документами, в которой с помощью метаданных фиксируются харак
теристики документов и их деловой контекст, а также поддерживается управление ими;
3) перспективу использования, в пределах или за пределами делового контекста, создающихся
документов, в которой метаданные позволяют осуществлять поиск, понимание и интерпретацию доку
ментов.
Более детальная контекстуализация информации может потребоваться для понимания и исполь
зования документов по прошествии времени, особенно при использовании их вне той деловой среды, в
которой они были созданы.
Метаданные об управлении документами состоят из:
i) метаданных, отражающих деловой контекст, в котором создаются или вводятся документы, а
также содержание, структуру и форму этих документов;
ii) метаданных, документирующих процессы управления документами иделовые процессы, в ко
торых документы используются впоследствии, включая любые изменения содержания, структуры и
внешнего вида.
5.2.2 Метаданные, образующиеся в момент ввода документов
Метаданные в момент ввода документов включают в себя информацию о контексте создания до
кумента, деловом контексте, участвующихагентах и метаданные о содержании, внешнем виде, структу ре
и технических характеристиках самих документов. Они позволяют использовать документы в
прикладной или информационной системе и обеспечивают их читаемость, годность к употреблению и
пониманию. Контекстдокументов включает в себя информацию о деловых процессах, в которых они со
здаются. Эти метаданные позволяют пользователям оценивать надежность создателя документов,
среду, в которой документы были созданы, цель или предпринимаемые деловые операции, а также их
взаимоотношения с другими документами или их комплексами. Метаданные, документирующие дело
вой контекст, должны быть неотъемлемой частью создаваемых документов и подлежат вводу одновре
менно с вводом этих документов в систему управления документами.
Структура документа состоит из:
a) его физической или технической структуры;
b
) его логической структуры, то есть отношений между элементами данных, составляющих доку
мент.
Эти аспекты стольже важны, как исамо содержание. Метаданные о технических аспектахдолжны
описыватьсистему, с помощью которой создаются или вводятсядокументы, а также технические харак
теристики цифровых компонентов, которые они включают.
5.2.3 Метаданные, образующиеся после ввода документов
Все процессы управления документами, осуществленные с отдельным документом, их группой
или комплексом, должны бытьдокументированы. Для сохранениядокументов и гарантии их подлиннос
ти, надежности, применимости и целостности необходимо создавать метаданные, которые обеспечат
запуск или документирование процессов управлениядокументами (вданном стандарте названные «ме
таданными процесса»). Эти метаданные должны включать в себя информацию о процессах
управле ния. которые применялись или будут применяться к каждому документу. Уровень
детализации документирования процессов управления документами будет меняться в зависимости от
потребностей управления. Метаданные о процессах управления документами должны применяться в
течение всего жизненного цикла документа. Процессы управления документами также создают и
используют техни ческие метаданныедля визуализации ивоспроизведения цифровых документов,
которыедолжны быть документированы. Кроме того, должны быть документированы любые
изменения содержания, контек ста и структуры документа, вызванные управленческой
деятельностью.
з