ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
8.4Процессы управления метаданными
8.4.1 Общие положения
Управление метаданными влечет за собой процессы, которые изложены в ИСО 15489-1, раз
дел 9: создание, ввод, хранение, описание, поддержку, доступ, определение политики, стратегий и ме
тодов.
8.4.2 Определение политики и методов
Агенты, включая управляющихдокументами, должны определять и документировать принципы по
литики и правила управления метаданными, а также ясно формулировать требования для структур ме
таданных в соответствии с их деловыми потребностями. Эти принципы политики и правила включают в
себя следующие положения: распределение обязанностей, определение того, какие метаданные необ
ходимо создавать и вводить, когда и из каких источников, какие структуры метаданныхдопускаются, ка кие
стандарты и системы поддержки следует использовать.
8.4.3 Создание и поддержка метаданных
Управляющиедокументами должны идентифицировать, какие метаданные необходимо создавать
и вводить при создании и поддержкедокументов. Процесс образования метаданных в момент создания
документов должен контролироваться и документироваться.
Метаданные о создании или изменении метаданных о документе также необходимо определять и
хранить. Они будут поддерживатьнадлежащую и содержательнуюдокументацию об изменениях, произ
веденных в документе метаданных.
8.4.4 Создание и поддержка структур для управления метаданными
Структуры для ввода, хранения и управления метаданными {см. 8.6) следует разрабатывать и
определятьсучетом соответствия нормам итребованиям, предъявляемым куправлениюдокументами.
Необходимо, чтобы взаимосвязи между элементами метаданных и между ними и объектами ин
формации. которые они описывают, были постоянными. Эти отношения следует правильно и постоянно
поддерживать, особое внимание при этом необходимо обращать наизменения, происходящие в резуль
тате миграции, конвертирования и других мер по обеспечению сохранности.
8.4.5 Определение, когда и какие метаданные следует вводить
Агенты, включая управляющихдокументами, должны определять, какие метаданные необходимо
вводить, время их ввода и из каких источников. Эти требования к метаданным должны основываться на
процессах управления документами, определенными в ИСО 15489-1, раздел 9. Частью этой деятель
ности является определение способа ввода метаданных (вручную или автоматически).
8.4.6 Документирование и внедрение стандарта
Агенты, включая управляющих документами, должны документировать правила и политику по по
следовательному использованию стандартов, структур, терминов и т.д. Они должны гарантировать, что
эти структуры метаданных, термины, описанияобъектов иатрибуты используют надлежащим образом.
8.4.7 Хранение метаданных
Агенты, включая управляющих документами, должны принимать решения о способах хранения
метаданных. При принятии таких решений следует принимать во внимание постоянную связь между ме
таданными и объектами, к которым они относятся или принадлежат. Метаданные допускается хранить
вместе с документами иУили отдельно в базе(ах) данных. Критерии управления, а именно затраты, ре
зультативность и эффективность, могут влиять на решение, определяющее, каким образом будут хра
ниться метаданные.
8.4.8 Описание
Процесс управления метаданными продолжается до тех пор, пока существуют документы и их ком
плексы. Для сохранения значимых, надежных и годных к использованию документов необходимо по мере
надобности добавлять новые метаданные. Эту операцию надо проводить на протяжении всего периода и
во всех направлениях осуществления деловой деятельности, например, когда функции одной организа
ции и соответствующие части ее системы управления документами передают другой. В результате этого
процесса может проводиться адаптация имеющихся структур метаданных к требованиям организации-по
лучателя. Организации должны определить процедуры и политику документирования таких изменений.
Можно выделить несколько слоев метаданных, область применения которых постоянно расширя
ется. в зависимости от того, насколько широко используются и распространяются документы. Докумен
тами управляют системы, эти системы управляются организациями, а эти организации являются частью
7