ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
д) обеспечивать классификацию документов и
h) фиксировать дату и время транзакции, при которой был создан документ.
9.5.2 Метаданные о процессах деловых операций, образующиеся после ввода документа
Системы управления документами должны накапливать метаданные и продолжать управление:
метаданными о процессах деловых операций, в которых используются документы: метаданными о бе
зопасности и доступе, а также метаданными о процессах управления документами так долго, как это
необходимо.
Эти метаданные будут способствовать осуществлению продолжающегося процесса использова
ния и интерпретации документов, а также обеспечат контролируемость деловых операций путем иден
тификации и документирования действий, реализованных в рамках системы управления документами,
в которой эти документы находятся.
Требования к созданию, вводу иподдержке метаданныхо деловых процессах содержатся в следу
ющих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:
7.2.2 «Характеристики документа. Аутентичность»,
7.2.3 «Характеристики документа. Достоверность»,
7.2.4 «Характеристики документа. Целостность»,
7.2.5 «Характеристики документа. Пригодность для использования».
8.2.2 «Характеристики систем управления документами. Надежность»,
8.2.3 «Характеристики систем управления документами. Целостность».
8.2.4 «Характеристики систем управления документами. Соответствие».
8.2.5 «Характеристики систем документов. Комплексность»,
8.3.2«Проектирование и внедрение систем управления документами. Документирование опера
ций»,
8.3.6 «Проектирование и внедрение систем управления. Доступ, поиск и использование».
8.3.7 «Проектирование и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение
документов»,
8.4. перечисления а) и с), «Методология проектирования и внедрения систем управления доку
ментами».
9.1 «Экспертиза документной информации, подлежащей включению в систему управления доку
ментами».
9.2 «Определение сроков хранения документов»,
9.3 «Включение документов в систему управления документами»,
9.4 «Регистрация»,
9.5 «Классификация»,
9.6 «Хранение и обращение с документами»,
9.7 «Доступ».
9.6 Метаданные о процессах управления документами
9.6.1 Метаданные о процессах управления документами, образующиеся в момент ввода
документа
Этот тип метаданных об управлении документами должен обеспечивать или автоматизировать
операции по управлению документами, которые следует проводить поотношению к определенномудо
кументу или комплексу документов. Эти действия поуправпению документами подробно указаны в ИСО
15489-1, раздел 9.
В момент ввода документа ключевые элементы метаданных об управлении документами, такие
как указания в отношении сроков хранения и действий, выполняемых по их истечении, уровни класси
фикации и сведения о регистрации, следует идентифицировать и использовать для обеспечения
под отчетности организации об управлении документами в течение всего их жизненного цикла.
Метаданные для управления документами должны:
a) гарантировать, что инструменты управления документами, такие как нормативные документы
органов власти, отвечающих за отбор и передачудокументов на последующее хранение или уничтоже
ние. и схемы их классификации, схемы классификации деловых операций, а также схемы классифика ции
безопасности и доступа, могут использоваться в системе управления документами.
b
) вводить метаданные о действиях, производимых с документами в системе управления доку
ментами.
15