ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
Деловые процессы, приведшие к обращению к документам, должны также документироваться в
метаданных в течение всего жизненного цикла документа. Такие процессы использования документов
включают установление связи документов: с действиями, инициированием действий и с другими
документами.
Все метаданные о документе формируют новый документ, а именно документ метаданных, кото
рым также нужно управлять. Документ метаданных, равно как и сами метаданные, необходимо сохра
нять до тех пор. пока существует оригинал документа. В случае передачи документов хранителем или
владельцем на последующее хранение или уничтожение некоторые метаданные могут понадобиться
для подтверждения факта существования этих документов, управления ими и их местонахождения.
6 Права и обязанности агента
В отношении метаданных об управлении документами должны быть определены права и обязан
ности ответственных лиц. которые должны быть доведены до сведения всех сотрудников организации.
При выявлении необходимости в создании и вводе метаданных об управлении документами должно
быть установлено, кто отвечает за выполнение необходимых действий (ИСО 15489-1. подраздел 6.3).
Сюда включаются права и обязанности, возникающие в ходе выполнения деловых операций и
процессов управлениядокументами. Они должны быть распределены между всеми сотрудниками орга
низации, создающими, вводящими или управляющими метаданными. Сюда входят: специалисты в об
ласти управления документами, специалисты в области смежных информационных профессий,
руководители, администраторы систем управления документами и другие специалисты, создающие
или занимающиеся вводом документов и соответствующих метаданных в процессе своей деятельнос
ти. Особые права, ответственность и отчетность в отношении управления метаданными должны быть
возложены на уполномоченное лицо в пределах организации, что должно быть закреплено в соответ
ствующих нормативных документах организации.
Эти обязанности включают в себя следующие положения:
a) специалисты в области управления документами отвечают за надежность, подлинность, приме
нимость и целостность метаданных, связанныхс документами, атакже за обучение пользователей вводу,
управлениюи использованиюметаданных. Они участвуют в определении требований к метаданным, при
нципов соответствующей политики и стратегии, а также контролируют процесс создания метаданных:
b
) все сотрудники организации выполняют свои обязательства пообеспечению точности и полно
ты метаданных об управлении документами, за которые они отвечают;
c) руководство несет ответственность за реализацию на практике мер внутреннего контроля для
того, чтобы клиенты, аудиторы, суды и другие уполномоченные пользователи могли полагаться на ин
формацию, которую предоставляет организация. Руководство несет ответственность за поддержку ис
пользования метаданных об управлении документами и проведение соответствующей политики во
всей организации;
d) персонал в области информационныхтехнологий отвечает за надежность, применимость и це
лостность систем, используемых для ввода и поддержания метаданных. Они ответственны за обеспе
чение того, чтобы все метаданные об управлении документами были связаны с соответствующими
документами, и за сохранность этих связей.
Исполнение этих обязанностей должны поддерживать специальные программы обучения. Для
контроля исполнения перечисленных выше обязанностей следует использовать процедуры аудита.
7 Метаданные об управлении документами среди других областей
метаданных
7.1 Общие положения
Метаданные могут быть созданы, введены и использованы для конкретной цели или для многих
целейделовыхопераций. Эти цели могутвключатьделовые операции, проводимые вэлектронной фор
ме: хранение, описание, открытие ресурсов и управление правами. Метаданные об управлении доку
ментами могут использоваться для выполнения всех этих целей. Например, метаданные в момент
ввода документа могут наследовать и расширять описание ресурсов, а также могут быть использованы
для открытия ресурсов. Метаданные об управлении документами могут быть унаследованы или извле
чены из систем путем последовательного выполнения действий, стандартного офисного программного
обеспечения, систем электронной почты и других систем деловых операций.
4