ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
9.1«Экспертиза документной информации, подлежащей включению в систему управления доку
ментами».
9.2 «Определение сроков хранения документов»,
9.7 «Доступ».
9.4 Метаданные об агентах
9.4.1 Метаданные об агентах, образующиеся в момент ввода документа
В момент ввода документа метаданные должны содержать данные об агентах, связанных с доку
ментами и управлением ими.
Для обеспечения соответствующегодокументирования необходимо вводить метаданные об аген
тах, участвующих в создании документов и управлении ими. Эти метаданные также позволяют устанав
ливать ограничения доступа к документам, разрешив его только соответствующим агентам, и
гарантируют использование системы управления документами или выполнение операции по управле
нию документами в рамках этих систем только уполномоченными сотрудниками (см. также 9.6).
Метаданные об агентах, образующиеся в момент ввода документа, должны:
a) идентифицировать агентов, участвующих в создании документов.
b
) идентифицировать агентов, участвующих в управлении документами, и определять их полно
мочия в процессах управления документами.
c) идентифицировать агентов, имеющих права доступа к документам.
9.4.2 Метаданные об агентах, образующиеся после ввода документа
Со временем роли агентов меняются. Системы управлениядокументами должны фиксироватьэти
изменения. Эта контекстуальная информация необходима для понимания документов. Она также га
рантирует, что доступ к документам будет ограниченным для соответствующих агентов, и только упол
номоченныеагенты смогут использоватьсистемы управлениядокументами или выполнятьоперации по
управлению документами в пределах этих систем (см. также 9.6).
Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных об агентах содержатся в следующих под
разделах и пунктах ИСО 15489-1:
7.2.2 «Характеристики документа. Аутентичность»,
7.2.3 «Характеристики документа. Достоверность».
8.2.2 «Характеристики систем управления документами. Надежность».
8.2.3 «Характеристики систем управления документами. Целостность».
8.3.6 «Проектирование и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использо
вание».
9.2 «Определение сроков хранения документов».
9.3 «Включение документов в систему управления документами».
9.5 Метаданные о процессах деловых операций
9.5.1Метаданные о процессах деловых операций, образующиеся в момент ввода доку
мента
Системы управления документами должны обеспечивать ввод и управление метаданными о де
ловых процессах. Сюда включают метаданные о функциях деловых операций, действиях и транзакци
ях. а также метаданные о безопасности и доступе, процессах управления документами. Поскольку
последнее является очень важным моментом, то рассматривается отдельно (см. 9.6).
Эти метаданные могут обеспечивать ключевой контекст, способствующий пониманиюдокументов
и контролю над ними. Их ввод может также обеспечивать контролируемость деловых операций путем
идентификации действий, которые выполняются в рамках системы управления документами.
Метаданные о деловых процессах в момент ввода документа должны.
a) идентифицировать и документировать деловые функции, действия и транзакции, зафиксиро
ванные в документах в рамках системы.
b
) документировать связи между документами, агентами и их функциями, действиями и транзак
циями. к которым они относятся.
c) идентифицировать и документировать агентов или участников транзакции.
d) документировать правила безопасности и доступа для деловых процессов и транзакций.
e) обеспечивать выполнение автоматизированных функций деловых операций, действий и тран
закций по мере необходимости.
f) обеспечивать классификацию функций деловых операций, действий и транзакций.
14