ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
Метаданные о безопасности необходимо поддерживать, актуализировать и сохранять в течение
всего жизненного цикла документа. Изменения метаданныхдолжны отражать административные изме
нения и замену персонала, а также соответствующие изменения мер безопасности.
Требования к созданию, вводу, поддержке и доступности метаданных о документе содержатся в
следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:
7.2.1 «Характеристики документа. Общие положения»,
7.2.3 «Характеристики документа. Достоверность»,
8.2.2 «Характеристики систем управления документами. Надежность»,
8.3.6 «Проектирование и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использо
вание»,
9.3 «Включение документов в систему управления документами»,
9.6 «Хранение и обращение с документами».
9.3 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций
9.3.1 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, обра
зующиеся в момент ввода документа
В момент ввода документа метаданные должны документировать соответствие документа прави
лам и политике веденияделовых операций, а также нормативным и другими требованиям, предъявляе
мым к созданию и управлению документами.
Эти метаданные должны:
a) идентифицировать определенную схему метаданных, используемую в системах для осуще
ствления деловых операций организации.
b
) фиксировать правила веденияделовых операций или другие средства контроля системы, регу
лирующие создание и управление документами.
c) фиксировать правила веденияделовых операций или другие средства контроля системы, регу
лирующие создание и управление метаданными,
d) фиксировать правила веденияделовых операций или другие средства контроля системы, регу
лирующие действия по управлению документами,
e) фиксировать правила веденияделовых операций или другие средства контроля системы, регу
лирующие доступ и права на документы.
0 документировать полномочия или другие нормативные требования к созданию и/или управле
нию документами,
д) документировать полномочия или другие нормативные указания и требования по срокам хра
нения документов, их безопасности или уничтожения,
h) вводить связи между полномочиями или регулирующей информацией идокументами или про
цессами управления документами, к которым они относятся.
9.3.2 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций, обра
зующиеся после ввода документа
Метаданные следует использовать для подтверждения того, чтосистемы управляютдокументами
в соответствии с правилами иполитикой веденияделовых операций, нормативными идругимитребова
ниями к управлению документами. Например, могут понадобиться метаданные, определяющие, кто
имел доступ к системе управления документами в контексте различных деловых потребностей. Сюда
включаются организации, которым передана ответственность за управление документами.
Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных о правилах, политике и полномочиях ве
дения деловых операций содержатся в следующих разделах, подразделах, пунктах и подпунктах ИСО
15489-1:
Раздел 5 «Нормативная среда»,
7.1«Принципы разработки программ управления документами»,
8.2.3 «Характеристики систем управления документами. Целостность»,
8.2.4 «Характеристики систем управления документами. Соответствие»,
8.3.6 «Разработка и внедрение систем управления документами. Доступ, поиск и использова
ние»,
8.3.7 «Разработка и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение доку
ментов»,
8.4, перечисления а) и с), «Методология проектирования и внедрения систем управления доку
ментами».
13