ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
цессов и агентов. Эти схемы должны поддерживаться во времени с целью отражения изменений в
организационном и деловом контексте. Отношения между новыми схемами и теми, которые они
заменяют, следует идентифицировать идокументировать.
Схемы метаданных описывают объекты, их элементы и их взаимосвязи. Схемы также поддержи
вают описание структур документа (например, такими языками, как XML). Они важны для управления
базами данных, которые содержат такую описательную информацию.
Здесь можно привести примеры: DTDs-схем (XML-схем) для определения структур документов,
баз данных или других объектов: а также концептуальных схем для реализационных или объектно-ори
ентированных баз данных.
Структуры метаданных и элементы метаданных, из которых они состоят, могут быть в дальней
шем определены с помощью схем кодирования. Схемы кодирования определяют значения исинтаксис
элемента метаданных.
Примеры схем кодирования включают определенные инструменты для управления документами,
установленные в ИСО 15489-1. подразделы 9.2 и 9.5. схемы классификации для деловых операций,
схемы классификации уровней доступа и схем размещения и безопасности.
Возможности схем позволяют:
a) обеспечивать интегрированное и согласованное управления метаданными;
b
) предоставлять возможности взаимодействия путем согласованного преобразования различ
ных наборов метаданных;
c) выражать взаимосвязи элементов и их семантики:
d) управлять отношениями между элементами метаданных и свойственной им семантики;
e) обеспечивать и поддерживать согласованность информационных систем (например, систем
управления документами);
f) обеспечивать модульное развитие, установление (запуск) или прекращение (разрыв) связей
информационных систем;
д) обеспечивать основы для развития информационных систем и/или баз данных.
8.6 Роль систем
Документы необходимо создавать, вводить или управлять ими с помощью систем для осуще
ствления деловых операций, систем управлениядокументами или обеими системами вместе, а именно:
a) используя независимую систему для осуществления деловых операций, разработанную в том
числе для самостоятельного создания, ввода и управления ее документами;
b
) используя систему для осуществления деловых операций, создающую, но не управляющую
документами и поэтому работающую в сочетании с соответствующей системой управления докумен
тами:
c) используя систему управлениядокументами, специально предназначенную для создания, вво
да и управления документами.
Независимоот того, какуюсистему или комбинациюсистем используют, она должна обеспечивать
использование и представление метаданных об управлении документами эффективным способом.
Системы управлениядокументами должны быть разработаны и выполнены стакой инфраструкту
рой. которая обеспечивает производство, ввод и управление соответствующими метаданными и. по
возможности, будет осуществлять все эти процессы автоматически.
Системы управления документами должны быть разработаны таким образом, чтобы гарантиро
вать. что документы и их метаданные останутся доступными, подлинными, надежными и пригодными к
использованию, несмотря на любые изменения системы.
Одним из методов документирования изменений является аудиторское заключение. Однако в то
время как аудиторские заключения для документов и системы для осуществления деловых операций
являются необходимыми для обеспечения непрерывностиделовой деятельности, они могут не полнос
тью отвечать требованиям к управлениюдокументами относительнообеспечения полной истории тран
закций для конкретных документов (ИСО 15489-1. пункт 8.3.2).
Для обеспечения гарантии того, что метаданные извлечены из официальных источников, должны
быть созданы инструменты управления документами, а именно схемы классификации деловых опера
ций, доступа и безопасности, а также органы, уполномоченные распоряжаться документами. Системы
управления документами следует разрабатывать таким образом, чтобы включать в их состав эти
инструменты и автоматизировать их применение.
9