ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
более широкого контекста (деловой сектор, правительство, нация, публика или общество). На каждом из
этих уровней метаданные должны обеспечивать достаточную информацию о документах для того, что
бы они стали понятными и доступными для заинтересованных лиц.
Со временем первоначальная окружающая среда изменится или исчезнет, а интеллектуальное
языковое общение, а также знания будут развиваться. Эти изменения потребуют перевода первона
чального контекста создания документов в новую среду. Это будет осуществляться с помощью мета
данных. Через какое-то время эту деятельность будут осуществлять лица в организациях-преемниках,
не присутствовавшие в момент создания документов.
8.4.9 Доступ к метаданным
Доступ к метаданным должен быть ограничен уполномоченными агентами и регламентировать
ся утвержденными правилами и политикой. На местахдолжны быть обеспечены меры безопасности и
должна быть разработана схема классификации доступа. Агентам также следует определить
правила по совместимости различных систем метаданных об управлении документами с целью
обеспечения обмена и поиска документов разными информационными системами, организациями
или органами власти.
Необходимо, чтобы существовал механизм отслеживания идокументированиядоступа, использо
вания документов и любых изменений или дополнений, произведенных в метаданных.
8.4.10 Поддержка метаданных
8.4.10.1 Процессы и методы
Существует несколько методов и технических приемов для организации и поддержки метаданных
и структур метаданных. Сюда включают словари данных, содержащие описания объектов, типов дан
ных и отношений между ними, а также стандартные языки разметки для описания структур цифровых
объектов.
Поддержка ведения метаданных включает в себя следующие процессы:
a) контроль целостности данных в процессах ведения метаданных:
b
) меры безопасности, контролирующие доступ к метаданным, такие как правила авторизации
агентов и систем ихдоступа к объектам. Сюда включают авторизацию персонала, уполномоченного из
менять структуры метаданных:
c) восстановления в случае отказа системы;
d) возврата к предшествующему состоянию;
e) миграцию по технологическим информационным средам, а также изменения или обновления
систем, управляющих метаданными об управлении документами.
8.4.10.2 Аутентичность и неизменность метаданных
Метаданные об управлении документами подчиняются правилам и критериям установления под
линности так же, как документы, с которыми они связаны, с целью обеспечения их надежности. Таким
образом, агентам следуетдокументировать всю политикуи правила, касающиеся метаданных исвязан
ных с ними событий. Изменения в концептуальных или физических структурах метаданных должны
также быть документированы.
Важным элементом для обеспечения подлинности метаданных и надлежащего управления ими
является требование того, чтобы введенные метаданные оставались неизменными. Необходимо, что
бы метаданные об управлении документами поддерживались неизменными и в случае возникновения
необходимости внесения изменений, на местах существовали правила, регламентирующие управле
ние этим процессом. Сюда относят правила документирования причин изменений, самих изменений и
участвующих уполномоченных агентов. Эти требования следует применять постоянно в любой
организации, ответственной за документы и участвующей в этом процессе.
Следует обеспечивать поддержку метаданных, содержащих сведения о создании или изменени
ях. произведенных в метаданных самого документа. Сюда входит информация об агентах, связанных с
созданием или изменениями, а также типом деятельности, которая была предпринята, например: со
здание. изменение, проверка, удаление. Кроме того, должна быть идентифицирована версия схемы ме
таданных. использованная при определении и заполнении элементов метаданных.
8.5 Структуры метаданных
Для того чтобы упростить и сделать осмысленными взаимосвязи между элементами метаданных,
их необходимо структурировать, например, с помощью классификационных схем. Агенты, включая
управляющих документами, должны разрабатывать схемы для описания документов, которые они со
здают, вводят и которыми управляют, включая контекстную информацию относительно деловых про-
8