ГОСТ Р ИСО 23081-1—2008
c) идентифицировать и документировать методы и правила установления подлинности таким
способом, который позволяетопределять, какие требования к установлению подлинности применялись в
деловых и документационных операциях для определенных типов документов и какие агенты несут
ответственность за их выполнение.
d) идентифицировать и документировать полномочия агента или разрешения, необходимые для
осуществления определенной деятельности.
e) устанавливать временныеограничения к авторизации иполномочиям пользователей иобеспе
чивать их регулярный пересмотр.
f) документировать метаданные о доступе и безопасности, применяемые кдокументам в системе
управления документами,
д) обеспечивать классификацию деловых функций, действий и транзакций.
h) обеспечивать классификацию документов.
i) фиксировать связи между документами и их совокупностями, а также междудокументами, аген
тами и процессами и
j) обеспечивать хранение документов.
9.6.2 Метаданные о процессах управления документами, образующиеся после ввода доку
мента
Создание метаданных о процессах управления документами является важным компонентом для
гарантии подлинности, целостности, пригодности для использования и надежности документов. Это в
равной степени относится к любой организации, которая несет или будет нести ответственность за
управление документами. Создание этих метаданных также будет способствовать выполнению опера
ций по управлению документами, проводимых относительно определенного документа или комплекса
документов и/или обеспечивать автоматизацию этих операций.
Такие метаданные включают в себя документирование:
a) процедур по установлению подлинности для каждого преобразования документов и
b
) правил копирования документов, видов копирования, органов, уполномоченных осуществлять
копирование, а также технологий и процедур рутинного переноса документа на новые носители помере
их старения.
Требования к созданию, вводу и поддержке метаданных об управлении документами содержатся
в следующих подразделах и пунктах ИСО 15489-1:
8.2.2 «Характеристики систем управления документами. Надежность».
8.2.3 «Характеристики систем управления документами. Целостность».
8.3.4 «Проектирование и внедрение систем управления документами. Распределенное управле
ние».
8.3.5 «Проектирование и внедрение систем управления документами. Конвертирование и мигра
ция»,
8.3.7«Проектирование и внедрение систем управления документами. Хранение и уничтожение
документов».
8.5 «Прекращение применения систем управления документами»,
9.2 «Определение сроков хранения документов»,
9.5 «Классификация».
9.6 «Хранение и обращение с документами».
16